Все реквизиты документов

31.05.2020 by admin

Содержание

Дайте определение понятия «реквизит документа». Охарактеризуйте виды реквизитов. Приведите примеры оформления реквизитов

Каждый документ состоит из элементов, которые называются реквизитами. Реквизит – это элемент оформления официального документа. Различные документы состоят из разного набора реквизитов. Число реквизитов, составляющих документы, определяется их видом, назначением и др. факторами. Состав реквизитов отдельных видов документов, выдаваемых органами госвласти и госуправления (например, паспорта, трудовой книжки, диплома, свидетельства о рождении), установлен в законодательных и нормативных актах.

Как уже ранее говорилось, набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности называется формуляром документа. Формуляром-образцом установлено 32 реквизита. Данный состав реквизитов закреплен в СТБ 6.38-2004.

1 – Государственный Герб РБ;

2 – эмблема организации или товарный знак;

3 – код орг-ции по ОКОГУ или ОКЮЛП;

4 – код док-та по ОКУД;

5 – наим. вышестоящей орг-ции;

6 – наим. орг-ции;

7 – наим. структ. подразделения;

8 – почтовый адрес отправителя;

10 – название вида документа;

11 – дата;

12 – регистрационный индекс;

13 – ссылка на регистрационный индекс и дату входящего док-та;

14 – место составления или издания док-та;

15 – гриф ограничения доступа к док-ту;

16 – адресат;

17 – гриф утверждения;

18 – резолюция;

19 – заголовок к тексту;

20 – отметка о контроле;

21 – текст;

22 – отметка о наличии приложения;

23 – подпись;

24 – гриф приложения;

25 — гриф согласования;

26 – визы;

27 – печать;

28 – фамилия исполнителя и № его тел.;

29 – отметка о заверении копии;

30 – отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

31 – отметка о поступлении (регистрационный штамп входящих документов);

32 – отметка о переносе данных на машинный носитель;

Реквизиты характеризуют документ. Целевое назначение реквизитов неоднозначно. Некоторые реквизиты несут информацию о документе, являясь его обязательными атрибутами (подпись, дата, номер). Некоторые реквизиты характеризуют явления, описанные в документе.

Реквизиты, характеризующие сам документ, место, которое занимает документ в пространстве и времени. Так реквизиты наименование организации, адресат, резолюция, гриф утверждения, коммуникационные и коммерческие данные, почтовый адрес указывают на положение документа в пространстве, его географическое положение, иерархическое положение, указывают путь, который документ уже прошел или который ему предстоит пройти.

Положение документа во времени характеризуется такими реквизитами как дата. Он показывает в какой момент создан документ. Датой сопровождаются и другие реквизиты, т.е. они датируются: гриф утверждения, согласования, визы, отметка об исполнении направлении в дело, резолюция, отметка о поступлении. Дата является одним из основных реквизитов, поскольку она придает документу юридическую силу.

Целевое назначение документа характеризуется такими реквизитами как, вид документа, заголовок к тексту, резолюция, текст, коды по ОКУД и ОКГУ и ОКЮЛП.

Реквизиты отметка о заверении копии, подпись, гриф утверждения, печать удостоверяют подлинность документа.

Реквизиты могут сообщать о документа и некоторые сведения о документе. Отметка о наличии приложения свидетельствует о том, что данный документ или не обладает всей необходимой полнотой информации и должен быть изучен вместе с другими прилагаемыми к нему документами.

Наличие реквизита «текст» свидетельствует о том, что речь идет о совершенно конкретном документе, который является средством передачи и сохранения информации.

2. Реквизиты, используемые при оформлении ОРД, бывают постоянными, переменными и взаимоисключающими (взаимозаменяющими).

К постоянным можно отнести такие реквизиты, которые постоянно присутствуют на документе в неизменном значении и которые, следовательно, можно заранее нанести на бланк организации. Это такие реквизиты, как:

Государственный Герб РБ (если организация имеет право изображать герб на своем бланке), эмблема организации или товарный знак (если есть),

наим. орг-ции,

код орг-ции по ОКГУ и ОКЮЛП,

код док-та по ОКУД.

При изменении данных реквизитов изготавливаются новые бланки.

Т.о. можно сказать, что постоянные реквизиты – это реквизиты, наносимые при изготовлении унифицированной формы документа или бланка.

К переменным относятся реквизиты, которые зависят от конкретных обстоятельств. Например, реквизит «дата» зависит от того, когда создается документ, реквизит «текст» — от того, о чем будет сказано в документе, т.е. содержания вопроса, освещаемого в документе. Другими словами, переменные реквизиты – это реквизиты, наносимые при составлении документа.

Т.о., значение переменных реквизитов всегда будет разным, в зависимости от обстоятельств подготовки и вида документа, но неизменным остаются место их расположения на документе и правила их оформления.

Взаимоисключающие (взаимозаменяемые) реквизиты – это реквизиты, для которых отводится одна и та же площадь на формуляр-образце. Они не встречаются в одном и том же документе. К таким реквизитам относятся:

почтовый адрес отправителя и название вида документа;

адресат и гриф утверждения;

ссылка на дату и № входящего документа и место составления или издания документа.

Реквизиты также можно разделить на обязательные и дополнительные.

Обязательные реквизиты обеспечивают юридическую силу документа и они присутствуют всегда на любом виде ОРД. К ним относятся:

наим. орг-ции;

дата;

индекс доку-та;

заголовок к тексту;

текст;

подпись;

печать.

Дополнительные реквизиты могут быть не на всех видах документов (например, эмблема, отметка о контроле). Дополнительные реквизиты могут характеризовать этапы обработки документа (например, отметка о поступлении, резолюция, фамилия исполнителя и № его телефона, отметка об исполнении документа и направлении его в дело). Отсутствие дополнительного реквизита на документе не может повлиять на юридическую силу документа.

3.Формуляр-образец предусматривает два варианта оформления реквизитов:

угловой и продольный.

При угловом варианте заголовочная часть бланка документа располагается в левом верхнем углу листа формата А4 или А5. При этом бланковые надписи не должны выходить за пределы 72 мм по горизонтали.

При продольном варианте заголовочная часть бланка продлевается до границы правого поля.

Существуют два способа оформления реквизитов: флаговый и центрованный.

При флаговом способе расположения реквизитов начало реквизита расположено всегда от левой границы зоны расположения реквизита. Граница левого поля в данном случае выступает в качестве древка, а строки бланковых надписей составляют как бы полотнище флага (отсюда и название способа расположения реквизитов).

При центрованном способе расположения реквизитов начало и конец каждой строки реквизита равноудалены от границ зоны расположения реквизитов. Они центируются, в результате чего оказываются равноудаленными от условной вертикальной оси, которая делит бланковые надписи на две равные половины.

Продольный вариант расположения реквизитов используется для распорядительных документов, а угловой для организационных. Для бланка для писем используется как продольный так и угловой варианты расположения реквизитов.

При изготовлении бланка наиболее приемлемым является центрованный способ расположения реквизитов, а при подготовке документов не на бланке целесообразнее печатать реквизиты флаговым способом.
5 Дайте определение понятия «бланк». Охарактеризуйте виды бланков, состав реквизитов, назначение. Охарактеризуйте порядок изготовления, использования и учета бланков с изображением Государственного герба Республики Беларусь

Бланк документа – стандартный лист бумаги с воспроизведенной на нем постоянной информацией, и местом, отведенным для переменной. Использование бланков снижает затраты на изготовление документа, уменьшает количество ошибок при его составлении и оформлении, позволяет добиться унификации форм документов. Кроме того, использование бланков облегчает восприятие документа, улучшает его внешний вид.

Требования к разработке, использованию и хранению бланков документов сформулированы в следующих нормативных актах:

СТБ 6.38-2004 «Унифицированные формы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;

«Инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь»;

Указ Президента Республики Беларусь от 28.06.2000 № 357 «Об упорядочении изготовления и использования бланков документов с изображением Государственного герба республики Беларусь»;

Постановление Совета Министров республики Беларусь от 31.07.2000 № 1172 «Об утверждении положения о порядке изготовления и использования бланков документов с изображением Государственного герба республики Беларусь и внесении изменений в постановление Кабинета Министров Республики Беларусь от 7.08.1995 № 424».

Общие требования к бланкам сформулированы в СТБ 6.38-2004. Стандарт устанавливает единые правила подготовки ОРД, а также бланков, применяемых при их оформлении.

Бланки документов изготавливаются на формате А4 (210х297 мм) и А5 (148х210 мм). Изготовление последних рекомендуется в целях экономии бумаги. Они используются при подготовке небольших по объему документов, например, сопроводительных писем.

Бланк должен иметь поля: левое – 30 мм, правое – 8-10 мм, верхнее и нижнее – 20 мм, при этом нанесение полей или их ограничительных отметок на бланк необязательно.

СТБ 6.38-2004 установлены следующие виды бланков ОРД: бланк для писем и общий бланк. Первый бланк используется исключительно для оформления писем независимо от их вида. Поэтому нет необходимости указывать на нем название вида документа. На бланке для писем вместо реквизита «Название вида документа» располагают реквизиты «почтовый адрес отправителя» и «коммерческие и коммуникационные данные», а вместо реквизита «место составления или издания документа» располагают реквизит «ссылка на дату и номер входящего документа». На общих бланках оформляются распорядительные документы организации (распоряжения, приказы, постановления), а так же организационные (положения, инструкции) и справочно-информационные (акты, протоколы, справки, докладные записки и т.д.). Допускается изготовление на основе общего бланка специальных бланков для конкретного вида документа, например, бланк для приказов, бланк для протоколов. Согласно Примерной инструкции по делопроизводству изготовление специальных бланков по видам докуметов считается целесообразным, если таких документов в организации создается более 200 в год.

При изготовлении бланка для писем используются реквизиты:

· Государственный герб Республики Беларусь

· эмблема или товарный знак (знак обслуживания) для организаций негосударственной формы собственности;

· код организации по ОКОГУ (ОКРБ 004-2001 «Органы государственной власти и управления» для органов госвласти и управления) и ОКЮЛ (ОКРБ 018-2003 «Юридические лица и предприниматели»);

· наименование вышестоящей организации;

· полное и сокращенное наименование организации;

· наименование структурного подразделения;

· почтовый адрес отправителя;

· коммуникационные и коммерческие данные;

· ограничительные отметки реквизитов «Дата», «Регистрационный индекс», «Ссылка на регистрационный индекс и дату входящего документа» и «отметка о контроле».

Могут также наноситься ограничительные отметки для размещения реквизитов «заголовок к тексту» и «адресат». Указание на бланке этих реквизитов и отметок целесообразно в том, случае, если оформление документов в организации осуществляется с помощью пишущей машинки. Использование компьютерной техники делает их нанесение на бланк излишним.

На общем бланке указывают:

· Государственный герб Республики Беларусь

· эмблема или товарный знак (знак обслуживания) для организаций негосударственной формы собственности;

· наименование вышестоящей организации;

· полное и сокращенное наименование организации;

· наименование структурного подразделения;

· место составления или издания документа;

· ограничительные отметки и линии для реквизитов «код документа по ОКУД», «дата», «регистрационный индекс», «отметка о контроле».

Возможно нанесение на общий бланк ограничительных отметок для реквизитов «Заголовок к тексту», «адресат» или «гриф утверждения». На общем бланке предусмотрено свободное место для реквизита «Название вида документа».

2. Бланки документов могут быть отпечатаны в типографии, а при использовании ПК бланк может быть введен в память компьютера и автоматически выводиться при распечатке документа. Однако каким бы способом бланк не изготавливался он должен быть отпечатан на белой бумаге.

Для изготовления бланков учреждений типографским способом необходимо составить макет (чертеж) бланка, который строится на основе конструкционной сетки. Чертеж следует выполнять тушью в масштабе 1:1 в строгом соответствии с размерами, указанными в СТБ 6.38-2004, и он должен точно представлять будущий бланк документа. На чертеже должны быть проставлены:

· формат бланка;

· размеры полей;

· площади каждого реквизита.

На бланк в соответствии с установленными размерами и правилами оформления реквизитов наносят постоянные реквизиты, отмечают в виде уголков или линий места расположения некоторых переменных реквизитов, которые должны быть в верхней (заголовочной) части документа, а также реквизитов, наносимых в нижней части бланка.

К чертежу прилагается пояснительная записка, в которой указываются сорт и цвет бумаги, цвет типографской краски, название шрифта, размеры кеглей (для набора реквизитов), перечень реквизитов, исполняемы типографским способом.

При изготовлении бланков следует применять типографские шрифты размером от 6 до 16 кегля литературной, обыкновенной и газетной гарнитуры. Допустимо выделять наименование учреждения рисованным шрифтом размером от 6 до 24 кегля. Следует учитывать, что в пределах одного бланка применяемые шрифты не должны значительно различаться по размерам.

При изготовлении бланков типографским способом или с помощью ПК реквизиты всегда оформляются центрованным способом.

3. СТБ 6.38-2004 определяет общие требования, предъявляемые к оформлению бланков документов. В целях упорядочения изготовления и использования бланков документов с изображением Государственного герба РБ был издан Указ Президента от 28.06.2000 № 357 (далее Указ Президента).

Указом Президента право помещать изображение Государственного герба на бланках документов предоставлено только государственным органам и иным государственным организациям.В соответствии с Положением о Государственном гербе Республики Беларусь, утвержденном Указом Президента РБ от 7.06.1995 № 213, воспроизведение Государственного герба на бланка документов является обязательным для этих организаций.При этом изображение Государственного Герба РБ должно помещаться государственными органами и другими государственными организациями как на бланках для писем, так и на общих бланках, а также на бланках конкретного вида документа.

Указом Президента утверждены образцы гербовых бланков:

— для всех видов ОРД на белорусском и русском языках с продольным расположением реквизитов;

— для писем на белорусском и русском языках с продольным расположением реквизитов.

Наименование документа

Смотреть что такое «Наименование документа» в других словарях:

наименование документа — Обозначение вида письменного документа. Тематики делопроизводство и архивное дело Обобщающие термины документирование … Справочник технического переводчика
наименование документа — 37 наименование документа: Обозначение вида письменного документа Источник: ГОСТ Р 51141 98: Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения оригинал документа … Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации
НАИМЕНОВАНИЕ ВИДА ДОКУМЕНТА (НАИМЕНОВАНИЕ ДОКУМЕНТА) — 1) согласно ГОСТ Р 51141–98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», – обозначение вида письменного документа; 2) согласно ГОСТ Р 6.30– 2003 УСД «Унифицированная система организационно распорядительной документации. Требования к … Делопроизводство и архивное дело в терминах и определениях
наименование — 3.1.10. наименование: Слово или словосочетание, используемое для идентификации какого либо существа, предмета или класса Источник … Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации
Наименование органа государственного управления строительством — Минстрой Республики Казахстан Минстройархитектуры Украины Источник: Поправка к ГОСТ 21.508 93: оригинал документа … Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации
НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ (АВТОР ДОКУМЕНТА) — 1) согласно ГОСТ Р 51141–98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», – физическое или юридическое лицо, сделавшее документ; 2) согласно ГОСТ Р 6.30–2003 УСД «Унифицированная система организационно распорядительной документации.… … Делопроизводство и архивное дело в терминах и определениях
Наименование места происхождения товара — Право интелле … Википедия
Наименование продукта — 3.5.1 Наименование продукта 3.5.1.1 Наименование должно быть понятным потребителю, конкретно и достоверно характеризовать продукт, раскрывать его природу, место происхождения, позволять отличать данный продукт от других. Наименование пищевого… … Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации
Наименование и местонахождение изготовителя — 3.5.2 Наименование и местонахождение изготовителя и организации в Российской Федерации , уполномоченной изготовителем на принятие… … Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации
наименование изделия — 3.1.2 наименование изделия (product пате): Краткое словесное описание, составленное разработчиком изделия, позволяющее судить об основном назначении этого изделия. Примечание Правила присвоения наименований по ГОСТ 2.109. Источник: ГОСТ Р 53394 … Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации

Лекции по «Документационное обеспечение управления и документоведение»

Положение документа во времени характеризуется такими реквизитами как дата. Он показывает в какой момент создан документ. Датой сопровождаются и другие реквизиты, т.е. они датируются: гриф утверждения, согласования, визы, отметка об исполнеии направлении в дело, резолюция, отметка о поступлении. Дата является одним из основных реквизитов, поскольку она придает документу юридическую силу.

Целевое назначение документа характеризуется такими реквизитами как, вид документа, заголовок к тексту, резолюция, текст, коды по ОКУД и ОКОГУ и ОКЮЛП.

Реквизиты отметка о заверении копии, подпись, гриф утверждения, печать удостоверяют подлинность документа.

Реквизиты, используемые при оформлении ОРД, бывают постоянными, переменными и взаимоисключающими (взаимозаменяющими).

наим. орг-ции,

код орг-ции по ОКОГУ и ОКЮЛП,

код док-та по ОКУД.

При изменении данных реквизитов изготавливаются новые бланки.

К переменным отноястся реквизиты, которые зависят от конкретных обстоятельств. Например, реквизит «дата» зависит от того, когда создается документ, реквизит «текст» — от того, о чем будет сказано в документе, т.е. содержания вопроса, освещаемого в документе. Другими словами, переменные реквизиты – это реквизиты, наносимые при составлени документа.

почтовый адрес отправителя и название вида документа;

адресат и гриф утверждения;

ссылка на дату и № входящего документа и место состваления или издания документа.

Реквизиты также можно разделить на обязательные и дополнительные.

наим. орг-ции;

дата;

индекс доку-та;

заголовок к тексту;

текст;

подпись;

печать.

5. Охарактеризуйте порядок составления и оформления распорядительных документов, принимаемых на основе коллегиальности и совместных распорядительных документов.

Важнейшую роль в управлении предприятиями и организациями играют распорядительные документы. Они обращены к нижестоящим подчиненным должностным лицам или организациям. Главным назначением распорядительных документов является регулирование деятельности, с помощью которой осуществляется реализация функций м задач, поставленных перед организацией, независимо от характера и содержания деятельности организации, ее организационно-правовой формы и других факторов.

Совершенствование организационной структуры учреждения, содержания, способов и средств осуществления основной деятельности, обеспечение организации всеми видами ресурсов происходит при помощи распорядительных документов. Именно с пмщью их разрешаются все возникающие проблемы и ситуации.

Распорядительные документы содержат юридически властные предписания субъектов исполнительной власти, адресатами которых являются конкретные организации, структурные подразделения, должностные лица или работники.

К распорядительным документам относятся:

постановления,

приказы,

решения,

указания,

распоряжения.

Все данные документы являются правовыми актами. Правовой акт – документ, содержащий подзаконное официальное решение, принятое органом исполнительной власти или должностным лицом в односторонне-властном порядке и с соблюдением установленной процедуры по тому или иному вопросу, отнесенному к его компетенции, облеченное в предусмотренную законом форму и порождающее юридические последствия.

С точки зрения принятия решений распорядительные документы делятся на две группы.

В условиях коллегиальности совместно обсуждаются наиболее важные и сложные вопросы деятельности организации, отрасли и т.д. Решение, выраженное затем в форме распорядитлеьного документа, также принимается совметсно. На основе коллегиальности действуют Совет министров Республиуи Беларусь, госкомиссии и госкомитеты, коллегии министреств, ведомств, высшие органы управления АО. В органах управления, действующих на основе коллегиальности, их руководители имют право прнимать единоличные решения только по достаточно узкому кругу вопросов и издавать в пределах своей компеетнции другие виды распорядительных документов. Например, Совет министров РБ издает постановления, а премьер-министр – распоряжение.

В условиях единоначалия право принятия решений по любому вопросу управления принадлежит руководителю организации, что увеличивает опеаритвность управления и персональную ответственность за принятые решения. В условиях единоначалия действуют министерства, органыи испольнительной власти организаций, учреждений, предприятий, фирм.

В определенных управленческих ситуациях возникает необходимость издания совместного распорядительного документа двух или нескольких организаций. Если эти организации имеют право издавать одинаковый вид распорядитлеьного документа, то совместный документ издается в форме этого вида. Если организации издают различные виды распорядительых документов, то совместный распорядительный документ издается в виде совместного решения.

Все распорядительные документы должны строго соответствовать законодательству.

Подоготовка всех видов распорядительных документов производится по схожим правилам. Выделяются следующие этапы данного процесса:

изучение существа вопроса;

подготовка проекта документа, его согласование и подписание. Для распорядительных документов, издаваемых еколлегиальными органами добавляется тсадия обсуждения и принятия этих документов на заседании коллегиального органа.

Процедуру составления и оформления распоярдительных документов в организации желательно описать в инструкции по делопроизводству.

Подготовку проуектов распорядительных документов можно поручить струкутрному подразделению или должностному лицу. Главное условие – компетентность тех, кто готови проект.

Основанием для разработки распорядительного документа может быть издание нормативного акта органами власти или управления, поручение вышестоящего органа или потребности самой организации.

Первая стадия разработки проекта распорядительного документа – это определение круга вопросов, которые предстоит в нем отобразить. Это требует сбора необходимой информации по существу рассматирваемого вопроса. Только после этого можно приступать к составлению проекта распорядительного документа.

Сначала следует сформулировать основные положения документа, а заетм уже уточнить его вспомогательные части, согласовывая их с руководителем и другими компетентными лицами.

Завершающим этапом работы с проектами оаспорядительных документов является их согласование и подписание. Согласовывается проект документа с о всеми заинтересованными учреждениями, структурными подразделениями, должностными лицами, которых данный распорядительный документ касается. Согласование производится путем проставления реквизита «Виза» или «Гриф согласования». Визируется должностным лицом, составлявшим проект документа, указанными в проекте исполнителями, должностным лицом, ответственным за исполнение распорядительного документа в целом, юрисконсультом. Распорядительные документы, исполнение которых требует финансового обеспечения, обязательно согласовывается с с финансовыми органами или службами.

Виза юрисконсульта свидетельствует о соответствии документа законодательным и нормативным актам.

Согласование проводит структурное подразделение или лицо, готовившее проект распорядительного документа. Реквизиты «Виза» и «Гриф согласование» проставляются, как правило, на первом экземпляре проекта. В случае несогласия с проектом пишется мотивированное зключение.

Проекты распорядительных документов, принимаемых коллегиальными органами, обсуждаются и принимаются на заседаниях. В ходе обсуждения в них можно вносить дополнения и изменения. Доработанные проекты документов выносятся на утверждение на следующее заседание.

Полностью подготовленные проекты документов представляются на подпись. Приказы и распоряжения подписывает руководитель или его заместитель. Постановденимя и решения имеют две подписи – председателя и секретаря (управляющего делами) коллегиального органа. Подписывается первый экземпляр документа, изготовленный на бланке. Распорядительные документы вступают в силу с момента их подписания или доведения до сведения исполнителя. В ряде случаев срок вступления в силу и срок действия документа указывается в нем самом.

Оформляется распорядительный документ на общем бланке формата А4. Такой вид распорядительного документа, как решение, разрешено изготавливать не на бланке.

В состав обязательных реквизитов распорядительного документа входят:

— Государственный герб (эмблема или товарный знак);

— наименование вышестоящей организации;

— наименование организации;

— название вида документа;

— дата;

— индекс документа;

— место составления или издания документа;

— заголовок;

— текст;

— визы;

— подпись.

Заголовок распорядительного документа начинается с предлога «О» («Об») и формулируется при помощи отглагольного существительного («О назанчении..», «Об увольнении… «О введении…», «О предоставлении…») или существительный, указывающих на то, из-за чего он издается («О мерах…», «об итогах…»).

«Реквизит документа: Элемент оформления документа» (ГОСТ Р 7.0.8-2013).

Реквизиты документаустанавливаются стандартом или положением. Так, в государственном стандарте (ГОСТ Р 6.30-2003. «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов») определен максимальный набор реквизитов управленческого документа. Таких реквизитов в стандарте — 30. Однако не все они используются при оформлении конкретного документа.

Различные документы состоят из разного набора реквизитов, среди которых можно выделить постоянные и переменные, обязательные и дополнительные реквизиты.

Постоянные реквизиты– это реквизиты, общие для всех документов одного вида (поэтому их можно заранее разместить на стандартном листе бумаги типографским способом, с помощью компьютера или специального штампа; они образуют официальный бланк документа.

К постоянным реквизитам относятся следующие: государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской федерации, эмблема или товарный знак (знак обслуживания) организации, наименование организации (автора), юридический или фактический адрес организации, место составления или издания документа, код организации, код формы документа, основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица, идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП).

Постоянные реквизиты не меняются вообще (например: наименование вида документа) или длительное время (например: наименование организации, справочные данные об организации).

Многие реквизиты не могут быть постоянными и все время меняются полностью или частично. Такие реквизиты называются переменными.

Переменные реквизиты– это индивидуальные для каждого конкретного документа реквизиты; они вносятся в документ в процессе его подготовки и оформления.

Переменными реквизитами являются: дата, регистрационный номер документа, ссылка на дату и регистрационный номер входящего документа, заголовок к тексту и др.

У многих переменных реквизитов имеются специальные символические знаки (ограничительные отметки) для заполнения переменной информацией. Это могут быть «уголки», «отрезки прямой линии», «крестики», знаки (например, знак №____ для обозначения регистрационного номера документа). Такие отметки помогают оформлять конкретные реквизиты в строго отведенном месте: служат ориентирами при оформлении документов, указывают начало и конец размещения переменных реквизитов, отмечают места для пробивки отверстий под подшивку документов.

Эти реквизиты вписываются от руки, печатаются на компьютере или проставляются специальными штемпелями (штампами) при составлении и оформлении конкретного документа.

К обязательным реквизитам, прежде всего, относятся постоянные реквизиты. Обязательными реквизитами для всех видов документа являются: наименование организации (автора), текст, подпись, дата. Для отдельных групп документов состав обязательных реквизитов дополняется другими элементами, например, для всех документов, кроме писем, обязательным реквизитом является наименование документа; в регламенте и других организационных документах обязательно проставить гриф утверждения, а для справки о месте работы и заработной плате — печать. Регистрационный номер как обязательный реквизит проставляется в документах, указанных в соответствующем перечне.

Кроме того, некоторые реквизиты могут стать обязательными лишь в конкретной ситуации. Так, в бланках внутренних документов организации, в наименовании которой отсутствует указание на ее местонахождение, обязательным реквизитом является «Место составления или издания». Если в самом наименовании организации имеется указание на ее географическое положение, то данный реквизит не используется.

В число дополнительных реквизитов обычно включают: адрес организации — составителя документа (во внешних документах), наименование адресата, гриф утверждения, резолюцию, визы согласования и др.

Таким образом, количество реквизитов, как и их состав, зависят, прежде всего, от вида документа и системы документации, а также от цели создания документа, его назначения, от его содержания и формы, способа документирования. Один и тот же реквизит может быть охарактеризован с различных точек зрения.

Наличие реквизитов позволяет идентифицировать информацию, правильно ее отбирать, обрабатывать, хранить, рекламировать.

Реквизиты в официальном документе, как правило, расположены всегда в одном и том же месте, в определенной последовательности. Это помогает быстро найти нужные данные при ознакомлении с документом, применить метод однократной записи.

По своему значению реквизиты официального документа можно разделить на основные и технологические.

Основные реквизиты непосредственно влияют на юридическую силу документа. Для многих документов число реквизитов строго ограничено. Отсутствие или неправильное указание какого-либо реквизита в служебном документе делает документ недействительным. Для ряда документов, выдаваемых органами государственной власти и государственного управления, состав реквизитов установлен в законодательных и нормативных актах. Например, для паспорта, трудовой книжки, диплома, свидетельства о рождении и т.д.

Технологические реквизиты проставляются в документе в процессе его движения и свидетельствуют об этапах его прохождения. К таким реквизитам относятся: отметка о поступлении документа в организацию, регистрационный номер документа, отметка о контроле, отметка об исполнителе, идентификатор электронной копии документа.

Для электронных документов технологические реквизиты являются ещё и необходимым условием доступа к содержащейся в них информации. Для таких документов наиболее важными технологическими реквизитами являются формат записи его источника, а также значение хэш-функции (вспомогательной памяти).

На практике по усмотрению организации возможно использование и других реквизитов в зависимости от конкретного назначения отдельных документов, например: подлежит возврату, взамен разосланного и др.

Одни реквизиты являются взаимоисключающими, например, на документе может быть:

· либо Государственный герб Российской Федерации, либо герб субъекта Российской Федерации, либо эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

· как правило, на бланке отображается либо наименование вида документа, либо справочные данные об организации (служебные письма), однако есть исключение: справка, на бланке которой имеется и наименование вида документа, и справочные данные об организации.

Другие реквизиты являются взаимодополняющими, например:

· герб (или эмблема) – и наименование организации;

· адресат – и резолюция;

· дата – и регистрационный номер.

По способу оформления реквизиты делятся на графические(герб, эмблема, оттиск печати) и текстовые.

Большинство реквизитов в основном являются текстовыми. Текстовые реквизиты могут быть простыми, состоящими из одного-двух слов или цифр (наименование вида документа, номер листа), или сложными, включающими в себя несколько достаточно самостоятельных частей (наименование организации, справочные данные, текст, грифы утверждения и согласования, резолюция, адресат и др.), части сложных реквизитов могут быть обязательными и факультативными, расположенными в определенной последовательности.

При оформлении документов реквизиты группируются в пределах трех основных частей, на которые можно условно разделить любой документ: заголовочная, содержательная, оформляющая.

1. Заголовочная часть– это начальные реквизиты, расположенные выше текста: информация об организации – авторе документа (герб или эмблема, наименование организации, справочные данные об организации, код организации, ОГРН, ИНН/КПП); первичные данные о самом документе (наименование документа, дата, регистрационный номер, краткое содержание – заголовок к тексту, место составления), а также информация, связанная с получателем документа (реквизит «Адресат», отметка «Ссылка на регистрационный номер и дату документа»).

Из тех реквизитов, которые располагаются выше текста (01 – 19), к заголовочной части нельзя отнести гриф утверждения (16), резолюцию (17) и отметку о контроле (19).

2. Содержательная часть– это то, ради чего документ создается; это основная часть документа, раскрывающая его смысл и назначение: заголовок к тексту, текст и отметка о наличии приложения (реквизиты 18, 20, 21).

3. Оформляющая часть – это совокупность реквизитов, подтверждающих подлинность документа и достоверность содержащихся в нем сведений, это реквизиты, во многом определяющие юридическую силу документа, фиксирующие согласование и подписание документа, ознакомление с ним.

В оформляющей части документа располагаются также вспомогательные служебные отметки на документах, облегчающие работу с ними. К оформляющим реквизитам относятся: гриф утверждения (16), резолюция (17), отметка о контроле (19), подпись (22), оттиск печати (25), гриф согласования (23), виза согласования (24), отметка об исполнителе (27), отметка об исполнении документа и направлении его в дело (28), отметка о поступлении документа (29), отметка о заверении копии (26), идентификатор электронной копии документа (30).

Понятие, состав реквизитов документов (стр. 1 из 3)

Понятие, состав реквизитов документов

В Федеральном законе «Об информации, информатизации и защите информации» закреплено следующее определение поня-тия «документ»:

Документ — это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации» от 20.02.95 № 24-ФЗ.

Это же определение дано и в государственном стандарте на тер-мины и определения «Делопроизводство и архивное дело». Для более полной характеристики понятия «документ» следует рас-крыть и понятие «реквизит».

Каждый документ состоит из ряда составляющих его элемен-тов, которые называются реквизитами (наименование, автор, адресат, текст, дата, подпись и т.д.). ГОСТ закрепляет следую-щее определение:

Реквизит документа — обязательный элемент оформления официального документа. ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. — М.: Издательство стандартов, 1998.

Различные документы состоят из разного набора реквизитов. Число реквизитов определяется целями создания документа, его назначением, требованиями к содержанию и форме данного до-кумента. Для многих документов число реквизитов строго ограничено. Для ряда документов число и состав реквизитов уста-новлены законодательными и нормативными актами. Но в лю-бом случае, как следует из определения, информация, зафикси-рованная на материальном носителе, должна быть обязательно оформлена путем проставления необходимых реквизитов. Толь-ко тогда она становится документом. Таким образом, юридическая сила документа обес-печивается комплексом реквизитов — обязательных элемен-тов оформления документа. К ним относятся: наименование автора документа, адресата, подпись, дата, номер документа, гриф утверждения, печать и др.

При подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. — М.: Издательство стандартов, 2003. — С. 3.:

01 — Государственный герб Российской Федерации;

02 — герб субъекта Российской Федерации;

03 — эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 — код организации;

05 — основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

06 — идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

07 — код формы документа;

08 — наименование организации;

09 — справочные данные об организации;

10 — наименование вида документа;

11 — дата документа;

12 — регистрационный номер документа;

13 — ссылка на регистрационный номер и дату документа;

14 — место составления или издания документа;

15 — адресат;

16 — гриф утверждения документа;

17 — резолюция;

18 — заголовок к тексту;

19 — отметка о контроле;

20 — текст документа;

21 — отметка о наличии приложения;

22 — подпись;

23 — гриф согласования документа;

24 — визы согласования документа;

25 — оттиск печати;

26 — отметка о заверении копии;

27 — отметка об исполнителе;

28 — отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29 — отметка о поступлении документа в организацию;

30 — идентификатор электронной копии документа.

Каждый конкретный вид документа содержит свой набор реквизитов (обязательных элементов).

Вопрос№2

1.2. Требования к оформлению реквизитов документов

Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации).

Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах.

Наименования организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государст-венным языком Российской Федерации (русским) государственный язык субъектов Российской Федерации, печатают на двух языках.

Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного или за ним.

Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, должно быть определено уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД (класс 0200000).

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, например:


	Генеральному директору ОАО «Северные регионы» В.А.Лагунину
или	АО «Электроцентромонтаж» Главному бухгалтеру В.М.Кочетову

Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно, например:

Администрации районов
Московской области

Допускается центрировать каждую строку реквизита «Адресат» по отношению к самой длинной строке. Например:

Главному редактору Издательского дома Медиадом Н.В.Семиной

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем числе адресатов составляют список рассылки документа.