Обращение гражданина

27.04.2020 by admin

Содержание

Образцы обращений граждан

Образец обращения Текст

Виды обращений

В соответствии с ФЗ № 59 «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» от 26.04.2006 года рассмотрению и разрешению подлежат обращения граждан и юридических лиц, поступившие в виде предложений, заявлений и жалоб.

Обращение гражданина (далее — обращение) — направленные в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в письменной форме или в форме электронного документа предложение, заявление или жалоба, а также устное обращение гражданина в государственный орган, орган местного самоуправления.

Предложение — рекомендация гражданина по совершенствованию законов и иных нормативных правовых актов, деятельности государственных органов и органов местного самоуправления, развитию общественных отношений, улучшению социально-экономической и иных сфер деятельности государства и общества.

Заявление — просьба гражданина о содействии в реализации его конституционных прав и свобод или конституционных прав и свобод других лиц, либо сообщение о нарушении законов и иных нормативных правовых актов, недостатках в работе государственных органов, органов местного самоуправления и должностных лиц, либо критика деятельности указанных органов и должностных лиц.

Жалоба — просьба гражданина о восстановлении или защите его нарушенных прав, свобод или законных интересов либо прав, свобод или законных интересов других лиц.

В соответствии со ст. 2 ФЗ № 59 «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» граждане имеют право обращаться лично, а также направлять индивидуальные и коллективные обращения в государственные органы, органы местного самоуправления и должностным лицам. Граждане реализуют право на обращение свободно и добровольно. Осуществление гражданами права на обращение не должно нарушать право и свободы других лиц. Рассмотрение обращений осуществляется бесплатно.

Требования к письменным обращениям

На основании ст. 7 ФЗ № 59 «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» к письменным обращениям граждан, группы граждан и юридических лиц предъявляются следующие требования:

— гражданин в своем письменном обращении в обязательном порядке указывает либо наименование государственного органа или органа местного самоуправления, в которые направляет письменное обращение, либо фамилию, имя, отчество соответствующего должностного лица, либо должность соответствующего лица, а также свои фамилию, имя, отчество (последнее — при наличии), почтовый адрес, по которому должны быть направлены ответ, уведомление о переадресации обращения, излагает суть предложения, заявления или жалобы, ставит личную подпись и дату.

— в случае необходимости в подтверждение своих доводов гражданин прилагает к письменному обращению документы и материалы либо их копии.

Обращения граждан.

Одним из важных элементов административно-правового статуса граждан является их конституционное право обращаться лично, а также направлять индивидуальные и коллективные обращения в государственные органы и органы местного самоуправления (ст. 33 Конституции РФ).

Порядок обращений граждан регулируются Федеральным законом от 2 мая 2006 г. 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации».

Обращение гражданина – это направленное в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в письменной форме или в форме электронного документа предложение, заявление или жалоба, а также устное обращение гражданина и государственный орган, орган местного самоуправления.

Виды обращений граждан:

1) Предложение – рекомендация гражданина по совершенствованию законов и иных нормативных правовых актов, деятельности государственных органов и органов местного самоуправления, развитию общественных отношений, улучшению социально-экономической и иных сфер деятельности государства и общества;

2) Заявление – просьба гражданина о содействии в реализации его конституционных прав и свобод или конституционных прав и свобод других лиц, либо сообщение о нарушении законов и иных нормативно-правовых актов, недостатках в работе государственных органов, органов местного самоуправления и должностных лиц, л ибо критика деятельности указанных органов и должностных лиц;

3) Жалоба – просьба гражданина о восстановлении или защите его нарушенных прав, свобод или законных интересов либо прав, свобод или законных интересов других лиц.

Граждане имеют право обращаться лично, а также направлять индивидуальные и коллективные обращения в государственные органы, органы местного самоуправления и должностным лицам. Граждане реализуют право на обращение свободно и добровольно. Осуществление гражданами права на обращение не должно нарушать права и свободы других лиц. Рассмотрение обращений граждан осуществляется бесплатно.

При рассмотрении обращения гражданин имеет следующие права:

1) представлять дополнительные документы и материалы либо обращаться с просьбой об их истребовании, в том числе в электронной форме;

2) знакомиться с документами и материалами, касающимися рассмотрения обращения, если это не затрагивает права, свободы и законные интересы других лиц и если в указанных документах и материалах не содержатся сведения, составляющие государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну;

3) получать письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов, уведомление о переадресации письменного обращения в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов;

4) обращаться с жалобой на принятое по обращению решение или на действие (бездействие) в связи с рассмотрением обращения в административном и (или) судебном порядке в соответствии с законодательством РФ;

5) обращаться с заявлением о прекращении рассмотрения обращения.

Гражданин направляет письменное обращение непосредственно в тот государственный орган, орган местного самоуправления или тому должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов.

Письменное обращение подлежит обязательной регистрации в течение трех дней с момента поступления в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу и подлежит обязательному рассмотрению. В случае необходимости рассматривающий обращение орган, орган или должностное лицо может обеспечить его рассмотрение с выездом на место.

Письменное обращение рассматривается в течение 30 дней со дня его регистрации.В исключительных случаях срок рассмотрения может быть продлен, но не более чем на 30 дней, и об этом уведомляется обращавшийся.

Письменное обращение, содержащее вопросы, решение которых не входит в компетенцию данного органа или должностного лица, направляется в течение семи дней со дня регистрации в соответствующий орган или соответствующему должностному лицу, о чем также уведомляется обращавшийся.

Запрещается направлять жалобу на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, решение или действие (бездействие) которых обжалуется. Если направление такой жалобы в соответствующий орган либо должностному лицу невозможно, то она возвращается обращающемуся с разъяснением его права обжаловать соответствующие решение или действие (бездействие) в установленном порядке в суд.

В свою очередь, государственный орган, орган местного самоуправления или должностное лицо имеет следующие обязанности по рассмотрению обращений граждан:

1) регистрирует обращение;

2) обеспечивает объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение обращения, при необходимости – с участием гражданина, направившего обращение;

3) запрашивает, в том числе в электронной форме, необходимые для рассмотрения обращения документы и материалы в других государственных органах, органах местного самоуправления и у иных должностных лиц, за исключением судов, органов дознания и органов предварительного следствия;

4) принимает меры, направленные на восстановление или защиту нарушенных прав, свобод и законных интересов гражданина;

5) дает письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов;

6) уведомляет гражданина о направлении его обращения на рассмотрение в другой государственный орган, орган местного самоуправления или иному должностному лицу в соответствии с их компетенцией.

Ответ на обращение подписывается руководителем государственного органа или органа местного самоуправления, должностным лицом либо уполномоченным на то лицом и направляется в форме электронного документа по адресу электронной почты, указанному в обращении, или в письменной форме по почтовому адресу, указанному в обращении.

Общие положения

В общем делопроизводстве, объектом деятельности которого являются официальные документы, существует делопроизводство по обращениям граждан. Ведение этого делопроизводства имеет ряд особенностей, которые необходимо учитывать, устанавливая правила ведения делопроизводства в конкретной организации.

Работа с обращениями граждан и ее законодательное регулирование прошли эволюционный путь становления и развития, соответствующий этапам отечественного делопроизводства.

Обзор государственного регулирования работы с обращениями граждан в государственные организации свидетельствует о том, что государство прилагает значительные усилия для ее нормализации. Это направление законодательного регулирования нашло свое развитие в Российской Федерации. Каждый гражданин, живущий в Российской Федерации, может обратиться в государственные органы власти и управления, организацию любой формы собственности, партии и общественные организации, письменно или устно для того, чтобы выразить свое мнение о каких-либо сторонах жизнедеятельности государства и общества. Это могут быть критические замечания или предложения об их совершенствовании. Гражданин может также направить обращения по поводу своих личных проблем.

В статье 33 Конституции РФ говорится: «Граждане Российской Федерации имеют право обращаться лично, а также направлять индивидуальные и коллективные обращения в государственные органы и органы местного самоуправления». Статья 46 гласит: «Решения или действия (или бездействие) органов государственной власти, органов местного самоуправления, общественных объединений и должностных лиц могут быть обжалованы в суд», а в ст. 53 указано на то, что «каждый имеет право на возмещение государством вреда, причиненного незаконными действиями (или бездействием) органов государственной власти или их должностных лиц».

В настоящее время законодательство Российской Федерации определило механизм работы с обращениями граждан. В ноябре 2006 г. вступил в силу Федеральный Закон от 02.05.2006 №59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации».

Необходимо иметь в виду, что существует ряд обращений граждан, которые рассматриваются в соответствии с другими законами, регулирующими жизнедеятельность граждан. Это касается обращений, связанных с творческой деятельностью, изобретениями, открытиями и т. д. Например, интересы прав патентообразователей защищает Патентный закон Российской Федерации от 23.09.1992 № 3517-1. Если гражданин обратится с жалобой по поводу нарушения его авторских прав на компьютерную программу, его действия в защиту интересов будет регулировать Закон РФ от 23.09.1992 № 3523-1 «О правовой охране программ для электронных вычислительных машин и баз данных».

Обращения граждан по судебным делам устанавливаются уголовно-процессуальным, гражданским процессуальным законодательством и т. д. Делопроизводство по этим обращениям ведется в соответствии с правилами, установленными законодательно. Прежде всего это касается процедур подачи обращения и сроков их исполнения. Вес организации Российской Федерации обязаны вести работу с обращениями граждан, соблюдая принципы защиты прав и свобод человека и гражданина, узаконенные Конституцией Российской Федерации.

Классификация обращений граждан

Обращение граждан в государственные и общественные органы — их неотъемлемое субъективное право, обеспеченное политическими, социально-экономическими и юридическими гарантиями. Последние выражаются в специальных нормативных актах, устанавливающих определенный порядок рассмотрения письменных и устных обращений граждан.

“Обращение” — обобщающий термин. Он содержит разноплановую информацию. Как отмечается в научной литературе, обращения граждан различаются по своей юридической направленности и влекут разные правовые последствия. Понятие «обращение граждан» включает в себя предложения, заявления, жалобы, ходатайства, которые могут быть поданы несколькими гражданами (коллективные обращения) и одним гражданином (индивидуальное обращение). Классификация обращений представлена на рис. 7.1.

Предложение — это обращение гражданина, направленное на совершенствование работы органов власти и управления, решение важных вопросов экономической, политической, социально-культурной и других сфер их деятельности, где предлагаются пути и способы решения затронутых проблем.

Заявление — это обращение гражданина по поводу реализации принадлежащих ему личных прав и законных интересов, закрепленных Конституцией Российской Федерации, федеральными законами, не связанное с нарушением этих прав и интересов. То есть заявление гражданин пишет в том случае, когда он знает, что наделен конкретными правами и хочет эти права реализовать.

Жалоба — это обращение гражданина о нарушении его прав, свобод и законных интересов. Жалоба подается гражданином, когда он хочет восстановить свои права или законные интересы, нарушенные действиями (или бездействиями) органов государственной власти и местного самоуправления, их должностными и выборными лицами, руководителями организаций и общественных объединений.

В последние годы введен еще один термин в понятие «обращения граждан» — ходатайство.

Ходатайство — это обращение гражданина, подаваемое в письменной форме, с просьбой о признании за ним определенного статуса, прав, гарантий и льгот с предоставлением документов, их подтверждающих. Этот вид обращения оформляется лишь в случаях и по вопросам, установленным законодательством РФ, например, при получении гражданства Российской Федерации иностранными гражданами и лицами без гражданства.

Коллективное обращение — обращение двух или нескольких лиц в письменном виде, содержащее частный интерес, либо обращение, принятое на митинге, собрании, подписанное организаторами или (и) участниками митинга или собрания, имеющее общественный характер.

Закон г. Москвы «Об обращениях граждан» ввел еще один вид обращения (разновидность коллективного обращения) и дал ему определение «петиция».

Петиция — коллективное обращение граждан в органы власти города о необходимости проведения общественных реформ или частичного изменения городского законодательства.

Граждане имеют право обращаться в соответствующие инстанции как письменно, так и устно.

Письменные обращения граждан должны содержать наименование и адрес органа власти, организации или должностного лица, которым они адресованы, изложение существа предложения, заявления, жалобы или ходатайства, фамилию, имя, отчество обращающихся, их адреса, номера телефонов, дату и личную подпись. Если в обращении не указаны фамилия, адрес (места жительства, работы или учебы) и личная подпись, оно считается анонимным и может не рассматриваться.

Устные обращения граждан излагаются во время личного приема, который ведут руководители организации. Если изложенные факты и обстоятельства очевидны и не требуют дополнительной проверки, а личности обращающихся известны, на обращение дается устный ответ. В некоторых случаях, когда для квалифицированного ответа требуется время для наведения справок и пр., гражданину отвечают письменно.

При рассмотрении обращения государственным органом, органом местного самоуправления или должностным лицом гражданин имеет право:

1) представлять дополнительные документы и материалы либо обращаться с просьбой об их истребовании;

5) обращаться с заявлением о прекращении рассмотрения обращения.

При направлении письменного обращения гражданин в обязательном порядке указывает либо наименование государственного органа или органа местного самоуправления, в которые направляет письменное обращение, либо фамилию, имя, отчество соответствующего должностного лица, либо должность соответствующего лица, а также свои фамилию, имя, отчество, почтовый адрес, по которому должны быть направлены ответ, уведомление о переадресации обращения, излагает суть предложения, заявления или жалобы, ставит личную подпись и дату. В случае необходимости в подтверждение своих доводов гражданин прилагает к письменному обращению документы и материалы либо их копии.

Обращение гражданина, поступившее в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу по информационным системам общего пользования (электронная почта), подлежит рассмотрению в порядке, установленном Законом. Письменное обращение, содержащее вопросы, решение которых не входит в компетенцию государственного органа, органа местного самоуправления или должностного лица, направляется в течение семи дней со дня регистрации в соответствующий орган или соответствующему должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, с уведомлением гражданина, направившего обращение, о переадресации обращения.

Если решение поставленных в письменном обращении вопросов относится к компетенции нескольких государственных органов, органов местного самоуправления или должностных лиц, копия обращения в течение семи дней со дня регистрации направляется в соответствующие государственные органы, органы местного самоуправления или соответствующим должностным лицам.

Запрещается направлять жалобу на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, решение или действие (бездействие) которых обжалуется. Если невозможно направление жалобы на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, жалоба возвращается гражданину с разъяснением его права обжаловать соответствующие решение или действие (бездействие) в установленном порядке в суд. Законом определен порядок рассмотрения обращений граждан:

1. Если в письменном обращении не указаны фамилия гражданина, направившего обращение, и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на обращение не дается.

2. Обращение, в котором обжалуется судебное решение, возвращается гражданину, направившему обращение, с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения.

3. Обращение, в котором содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи, может быть оставлено без ответа по существу поставленных в нем вопросов и сообщить гражданину, направившему обращение, о недопустимости злоупотребления правом.

4. Если текст письменного обращения не поддается прочтению, ответ на обращение не дается, о чем сообщается гражданину, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.

5. Если в письменном обращении гражданина содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, руководитель государственного органа вправе принять решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с гражданином по данному вопросу. О данном решении уведомляется гражданин, направивший обращение.

Делопроизводство по обращениям граждан

Делопроизводство по обращениям граждан имеет ряд особенностей и поэтому ведется отдельно от общего делопроизводства. Правила ведения такого делопроизводства установлены Типовым положением о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государственных органах, на предприятиях, в учреждениях и организациях. Этот нормативный документ является основой для ведения делопроизводства по обращениям граждан.

За организацию и ведение делопроизводства по обращениям граждан лично отвечает руководитель организации, который обязан постоянно держать этот участок работы под контролем.

В зависимости от количества поступающих обращений в организации может быть создано специальное подразделение (бюро, отдел, сектор); выделен сотрудник, отвечающий за эту работу. При небольшом объеме таких документов работа с обращениями поручается одному из работников делопроизводственной службы как часть его должностных обязанностей.

Общая технология работы с обращениями граждан включает:

— прием и первичную обработку письменных обращений граждан;

— регистрацию обращений;

— рассмотрение обращений руководством;

— уведомление заявителя о направлении обращения в другую организацию;

— передачу обращений на исполнение;

— подготовку проекта ответа на обращение;

— контроль за исполнением обращений и выполнением принятых по ним решений;

— информационно-справочную работу по обращениям;

— текущее хранение обращений;

— анализ обращений граждан;

— подготовку и передачу обращений в архив.

Прием и первичная обработка письменных обращений граждан ведется так же, как и в общем делопроизводстве.

Регистрация обращений имеет ряд особенностей:

— регистрируют все без исключения обращения граждан;

— регистрационный индекс включает начальную букву фамилии автора и порядковый номер поступившего обращения. Например: Ж-111.

Регистрационный индекс может быть дополнен другими обозначениями, если они необходимы для обеспечения систематизации, поиска, анализа и сохранности обращений граждан. Иногда гражданин направляет обращение по одной проблеме в различные учреждения. Все они будут, в соответствии с законодательством, переданы в тот орган или организацию, которая компетентна в решении вопроса, поставленного в обращении. В этом случае все поступившие обращения будут учитываться под регистрационным индексом первого обращения с добавлением порядкового номера, проставляемого через дробь. Например: Ж-111/1, Ж-111/2, Ж-111/3

В случае направления гражданином повторного обращения ему присваивается очередной регистрационный индекс, в правом верхнем углу первого листа текста обращения и в регистрационной форме ставится отметка «Повторно» и подбирается вся предшествующая переписка.

Повторным считается обращение, поступившее от одного и того же лица по одному и тому же вопросу, если со времени первого обращения истек установленный срок рассмотрения или гражданин не удовлетворен данным ему ответом.

Регистрационной формой для обращений граждан является регистрационно-контрольная карточка, которая составляется на листе формата А5 (148 х 210 мм) и имеет следующую форму:

Лицевая сторона

Оборотная сторона

Ход исполнения
Дата передачи на исполнение	Исполнитель	Отметка о промежуточном ответе или дополнительном запросе	Контрольные отметки





Дата, индекс исполнения (ответа)
Адресат
С контроля снял Подпись контролера
Дело Том Листы	Фонд, опись, дело

Количество экземпляров регистрационно-контрольных карточек зависит от числа картотек, необходимых для справочной работы и контроля за исполнением обращений, и определяется самой организацией.

Рассмотрение обращений руководством осуществляется так же, как и другой корреспонденции, поступающей в организацию: руководитель знакомится с содержанием, пишет резолюцию. Особенность этого этапа работы с обращениями граждан состоит в том, что резолюция может содержать решение о пересылке полученного обращения в другую организацию или возврате заявителю. Такое решение руководитель принимает, если обращение не относится к компетенции данной организации. Заявителю обращение возвращают не позднее чем в пятидневный срок с разъяснением, куда он должен обратиться.

Обращение может содержать ряд вопросов, которые находятся в компетенции нескольких органов. Тогда руководитель дает в резолюции указание рассмотреть вопрос (вопросы), относящиеся к компетенции его организации, а копию обращения переадресует соответствующим органам.

Руководитель должен помнить, что нельзя привлекать к рассмотрению должностных лиц, на действия которых жалуется гражданин или если их участие в рассмотрении обращения может повлиять на объективное решение вопросов, поднятых в обращении.

В зависимости от характера обращения руководитель может сразу принять решение и отразить его в резолюции. В этом случае лицо, ответственное за работу с обращениями, составляет и оформляет ответ заявителю. Если требуется мнение специалистов, запросы в другие организации и т. д., руководитель называет в резолюции исполнителя (исполнителей) и документ передается на исполнение.

Подготовка проекта ответа на обращение осуществляется исполнителем на его рабочем месте в структурном подразделении. Проект ответа гражданину должен готовиться очень тщательно. Принимаемое решение должно опираться на законодательство Российской Федерации, всестороннее изучение всех обстоятельств и причин, побудивших гражданина послать обращение. При необходимости нужно послать письменные запросы в другие организации. Запросы составляют в трех экземплярах: один направляют по назначению, другой — автору обращения, третий помещают в дело.

Контроль за исполнением обращений граждан ведется по каждому полученному обращению. Его осуществляет структурное подразделение или должностное лицо, отвечающее за работу с обращениями граждан. Для того чтобы профессионально вести эту работу, надо знать сроки исполнения полученных обращений. Эти сроки — типовые, т. к. установлены законодательными актами.

Если ответ гражданину может быть дан безотлагательно, т. е. не требует дополнительной проверки, запросов в другие организации, максимальный срок подготовки ответа составляет 15 дней. Когда вопрос, поставленный гражданином, сложный и требует проведения специальных проверок, направления запросов, наведения справок — срок подготовки ответа — 30 дней. Если по каким-либо уважительным причинам подготовка ответа затягивается, закон разрешает, в исключительных случаях, продлить срок исполнения обращения гражданина еще на 30 дней. Таким образом, максимальный срок подготовки и направления ответа заявителю составляет 60 дней.

Для военнослужащих и членов их семей сроки исполнения обращений сокращены в два раза: безотлагательно — 7 дней, в случае проверок, наведения справок — 15 дней, в исключительных случаях — 30 дней.

Хотя все без исключения обращения граждан ставятся на контроль, среди них есть письма граждан в адрес нескольких организаций, которые в свою очередь направляют обращения для профессионального рассмотрения и принятия решения в компетентное учреждение, требуя, чтобы это учреждение сообщило результаты рассмотрения обращения. В этом случае в учреждении на всех экземплярах регистрационно-контрольных карточек и самом обращении проставляется штамп или пишется слово «Контроль» или буква «К». Это означает, что обращение поставлено на особый контроль и помимо ответа гражданину требуется направить письмо в организацию, откуда пришло обращение.

Если поступающих обращений много, без применения компьютерных технологий осуществить своевременный контроль за исполнением обращений граждан весьма сложно. В настоящее время разработаны и успешно применяются программы для ведения контроля за сроками обращений граждан. Их применение дает возможность контролировать неограниченное количество обращений, получать оперативные данные о ходе их исполнении, осуществлять предупредительный контроль. Напоминания можно запрограммировать с любой периодичностью. Обращения, на которые даются промежуточные ответы, с контроля не снимаются.

Все остальные технологические операции по контролю за исполнением обращений граждан не отличаются от технологии контроля общего делопроизводства (ответственность за обеспечение своевременного и полного рассмотрения обращений, формирование и использование контрольной картотеки, порядок снятия с контроля).

Информационно-справочная работа по обращениям граждан. Количество картотек, принципы систематизации в них карточек, необходимых для быстрого и точного поиска нужного обращения, как и в общем делопроизводстве, устанавливаются организацией. Систематизация справочной картотеки ведется, как правило, по алфавиту первой буквы фамилий заявителей. При наличии такой алфавитной картотеки по фамилии автора обращения легко ответить на любой запрос о состоянии рассмотрения любого обращения.

Главная особенность текущего (оперативного) хранения обращений заключается в том, что все документы, созданные в процессе подготовки ответа гражданину, и само обращение хранятся централизованно, в том структурном подразделении или у должностного лица, которые отвечают за работу с письмами граждан.

Формирование и хранение дел у исполнителя запрещается. Поэтому после завершения работы и подготовки ответа гражданину исполнитель обязан все документы, включая экземпляр контрольно-регистрационной карточки, передать лицам, ответственным за работу с обращениями граждан, для централизованного формирования дела.

Сотрудник, ответственный за этот участок работы, формирует все документы, созданные в результате подготовки ответа гражданину, в дела отдельно от общей переписки. В деле сначала подшивается оригинал обращения, затем копия ответа и все документы, отражающие процесс рассмотрения письма гражданина, в хронологической последовательности, т. е. одно за другим по мере поступления.

Таким образом, каждое обращение составляет отдельную группу документов. В дело подшивается несколько таких групп документов. Внутри дела их располагают по фамилиям заявителей в алфавитном порядке. В зависимости от количества поступающих обращений дела заводятся по одной или нескольким буквам фамилий заявителей.

Например:

Предложения, заявления, жалобы граждан на букву «А «

или

Предложения, заявления, жалобы граждан на буквы «А», «Б», «В», «Г»

Коллективные обращения граждан по вопросам работы организаций и обращения по личным вопросам должны группироваться в отдельные дела. Повторное обращение и все материалы к нему подшивают в дело, где хранятся документы по первому обращению. Например, если Карелов Петр Иванович прислал обращение 21.02.2003, ответ ему был дан 28.02.2003, а второе, т. е. повторное, обращение от него получено 17.04.2003 и ответ дан 26.04.2003, в этом случае надо взять дело, где хранятся обращения граждан, фамилии которых начинаются с буквы «К», найти фамилию Карелов П.И. и за группой документов первого обращения поместить группу документов повторного обращения.

При группировке документов в дела неукоснительно должно соблюдаться одно из основных правил формирования дел — в дело подшиваются только исполненные документы.

Анализ обращений граждан необходимо вести систематически в виде обзоров, справок, сводок. Они составляются периодически (по решению руководства или ежемесячно, ежеквартально и т. д.). Только один срок подачи аналитических справок руководству установлен Типовым положением — 15 января. В этот день делопроизводственная служба должна представить проанализированный и обобщенный материал по работе с обращениями граждан за предыдущий год.

Составление аналитических справок необходимо для анализа содержащихся в обращениях предложений, рекомендаций, практических советов, критических замечаний с целью своевременного выявления и устранения причин, порождающих нарушение прав и охраняемых законом интересов граждан, а также совершенствования работы организации. Сводка анализа обращений граждан не имеет установленной формы.

В структурных подразделениях могут составляться сводки, отражающие причины задержки или неисполнения обращений граждан, которые передаются в делопроизводственную службу. Такая сводка отражает исполнительскую дисциплину. Например:

Сводка о нарушениях срока исполнения и неисполненных обращениях граждан

Ф.И.О. гражданина, откуда поступило, дата, регистрационный номер

И это всё о нем: заявление

Мы завершаем цикл «И это всё о нем» статьей о заявлениях. Это специфический вид документа, содержание, правила составления и документооборот которого зависят от того, кто и к кому обращается.

В данной статье рассмотрим три основных вида заявлений:

деловое письмо-заявление, направляемое одной организацией в другую;
заявление, направляемое физическим лицом в организацию;
заявление работника, направляемое работодателю.

Еще одного вида заявлений – исковых – мы не касаемся, т.к. секретарь с ними не работает.

Все три перечисленные вида заявлений имеют свои особенности не только в составлении и подготовке, но и в делопроизводстве.

Деловое письмо-заявление

Цель делового письма-заявления, которое одна организация адресует другой, – обозначить позицию организации-отправителя, выразить ее отношение к вопросу, предложить обоснование и порядок разрешения ситуации. Вопросы в заявлении не задаются, в нем содержится видение ситуации одной из сторон.

Из предыдущего абзаца понятно, что «в мирное время» письма-заявления обычно не пишутся, прибегают к ним только на пороге столкновения интересов или даже конфликта между двумя компаниями, чтобы задокументировать и сообщить второй стороне свое отношение к проблеме.

Какой вид письма выбрать?

Грань между письмом-заявлением, письмом-просьбой или письмом-запросом довольно тонкая. Чтобы быть уверенным в правильном выборе вида письма, нужно понять: будет ли оно заявлять о чем-либо или все-таки это будет просьба к адресату что-либо сделать?

Деловое письмо-заявление оформляется на бланке для писем и имеет стандартный для делового письма набор реквизитов.

В соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» бланк письма содержит следующие реквизиты:

эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания), Государственный герб Российской Федерации или герб субъекта Российской Федерации, если учреждение имеет право размещать на своих бланках эти знаки;
код организации;
основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
наименование организации;
справочные данные об организации.

При подготовке заявления как вида делового письма оформляются следующие обязательные реквизиты:

дата документа;
регистрационный номер документа;
адресат;
заголовок к тексту;
текст документа;
подпись;
отметка об исполнителе;
отметка об исполнении документа и направлении его в дело (оформляется на визовом экземпляре письма).

Обратите внимание

Ссылка на регистрационный номер и дату документа оформляется, если письмо-заявление пишется в ответ на письмо, например, претензию.

Отметка о наличии приложения оформляется при наличии такового.

Подписи согласования документа оформляются на визовом экземпляре письма, если внутренними правилами предусмотрен процесс заверения проектов писем.

Деловое письмо-заявление приведено в Примере 1.

В отличие от обычного делового письма текст заявления начинается не с обращения к должностному лицу – адресату, а с наименования вида письма. Этим подчеркивается, что документ не просто передает информацию, а выражает принципиальную позицию своего автора.

Делопроизводство деловых писем-заявлений ведется стандартно, в соответствии с внутренними правилами организации-отправителя и организации-получателя.

Неизвестно, к чему приведет столкновение интересов компаний: удастся ли решить дело путем переговоров или придется подключать юристов и втягиваться в судебные разбирательства, но в любом случае прием одной организацией письма-заявления от другой равнозначен тому, что первая компания информирована о позиции второй.

Заявление в организацию от физического лица

Рассмотрим этот документ с точки зрения принимающей стороны.

Делопроизводству заявлений от физических лиц нужно уделять особое внимание. На защите интересов заявителей стоит Федеральный закон от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» (в ред. от 24.11.2014; далее – Федеральный закон № 59-ФЗ).

Ошибочно полагать, что его действие распространяется только на государственные органы, органы местного самоуправления и бюджетные организации. Это уже давно не так. Еще в 2013 г. этот список пополнили организации, «на которых возложено осуществление публично значимых функций». Нигде нет внятного определения, что это за функции, но из формулировки видно, что понятие это довольно широкое и теоретически «попасть под него» может любая организация, клиентами которой являются физические лица.

В отличие от делового письма-заявления, заявление физического лица может являться и запросом, и просьбой, и претензией. Обратимся к определению слова «заявление:

Наш словарик

Заявление – просьба гражданина о содействии в реализации его конституционных прав и свобод или конституционных прав и свобод других лиц, либо сообщение о нарушении законов и иных нормативных правовых актов, недостатках в работе государственных органов, органов местного самоуправления и должностных лиц, либо критика деятельности указанных органов и должностных лиц2.

Компания может разработать собственную, удобную для себя форму стандартного заявления от физического лица и выложить ее в общий доступ. Но делать эту форму обязательной и не принимать заявление только потому, что оно составлено не так, как «положено», нельзя. Люди не обязаны знать о существовании разработанной компанией формы заявления, как и не обязаны пользоваться Интернетом, откуда эту форму можно скачать. Федеральный закон № 59-ФЗ определяет минимальный набор информационных блоков в обращении:

Извлечение

из Федерального закона № 59-ФЗ

Статья 7. Требования к письменному обращению

1. Гражданин в своем письменном обращении в обязательном порядке указывает либо наименование государственного органа или органа местного самоуправления, в которые направляет письменное обращение, либо фамилию, имя, отчество соответствующего должностного лица, либо должность соответствующего лица, а также свои фамилию, имя, отчество (последнее – при наличии), почтовый адрес, по которому должны быть направлены ответ, уведомление о переадресации обращения, излагает суть предложения, заявления или жалобы, ставит личную подпись и дату.

Как видим, набор минимальный, и мы не можем обязать наших заявителей даже указывать их мобильные телефоны. Вписывать в заявления способы оперативной связи можно только рекомендовать.

«Вы вольны выбирать…»

Физическое лицо может оформлять заявление так, как ему заблагорассудится:

от руки или в печатном виде;
называть его «заявлением», «обращением», «требованием» или вовсе никак не называть;
писать кратко и по делу или приводить собственную подробную автобиографию;

а также направлять документ по почте или привозить лично.

Организация обязана принять заявление, если в нем содержится необходимый минимум сведений.

Заявление физического лица, прошедшее первичную обработку в канцелярии компании-адресата, приведено в Примере 2.

Выделять ли заявления граждан в отдельное делопроизводство, организация решает сама. Мы рекомендуем сделать это, если:

заявлений больше, чем 10 % от всего объема входящего потока документации;
по ним работают специально уполномоченные работники (центр обслуживания клиентов, претензионный отдел и т.д.);
по заявлениям от физических лиц организация ведет свою профильную деятельность.

Если организация привыкла работать по правилам традиционного делопроизводства, то о выполнении требований Федерального закона № 59-ФЗ ей особенно волноваться не нужно. В стандартных условиях обращения проходят тот же путь, что и другие входящие документы. Правила работы с ними практически не отличаются от общепринятых и даже позволяют некоторые вольности в обращении с заявлением, в частности, между приемом и моментом его регистрации по закону может пройти три дня. На ответ дается 30 дней с даты регистрации письменного обращения.

Заявление в кадровом делопроизводстве

Особый пласт заявлений – кадровые заявления. Цель этих документов – выразить просьбу или волеизъявление работника работодателю.

Форма кадровых заявлений относительно свободная. Никто не требует от работников знания нюансов оформления реквизитов, поэтому достаточно соблюсти необходимый минимум.

По нашему мнению, кадровые заявления должны писаться исключительно самими работниками от руки. Со стороны трудового законодательства обязательств на этот счет нет. Но оспорить в суде собственноручно написанное заявление гораздо труднее, чем то, что было набрано на компьютере (рукописная в нем только подпись автора). В последнем случае работник может заявить, что его заставили подписать уже готовый текст.

Кому от кого. Адресатом кадрового заявления является работодатель – первое лицо организации, в которой работает автор заявления. Это он принимал автора на работу, а не начальник отдела кадров, поэтому и заявление будет написано на имя руководителя (генерального директора, директора, президента и т.п.) компании. Фамилия, инициалы и должность руководителя пишутся в верхней части листа заявления, ближе к правому полю, в дательном падеже.

Поскольку собственного бланка для писем у работников нет, то информацию об авторе заявления приходится вносить сюда же. Следует полностью написать свои фамилию, имя, отчество и структурное подразделение. Если работник знает свой табельный номер – хорошо, но это не обязательная информация.

В целом сведения об адресате и авторе заявления укладываются в схему «кому от кого» (см. Пример 3).

Под этой информацией в центре строки пишется наименование вида документа – заявление, затем с новой строки излагается текст заявления – просьба или волеизъявление работника. Завершает заявление личная подпись работника и дата составления документа.

Вопрос в тему

Как правильно писать слово «заявление»?

Существуют две формы написания наименования вида документа: с прописной буквы без точки на конце (как в Примере 3) и со строчной буквы с точкой на конце.

На юридическую силу заявления форма написания этого слова никак не влияет. Второй вариант считается устаревшим, однако имеет полное право на существование.

Когда работнику следует изложить просьбу в заявлении, а когда достаточно устного обращения в отдел кадров?

Если Трудовой кодекс прямо говорит о «письменном заявлении работника», то этот вопрос не возникает. В остальных случаях он регулируется либо внутренними правилами организации, либо целесообразностью. Например, свою просьбу о внесении изменений в документы в связи со сменой фамилии работнице лучше всего изложить письменно, несмотря на то что никаких специальных положений трудовое законодательство на этот счет не приводит. Такие изменения инициируются приказом работодателя, а собственноручное заявление работницы с приложением копии свидетельства о браке станет основанием для издания приказа.

В крупных организациях, где на одного сотрудника отдела кадров приходится по несколько десятков, а то и сотен человек, просьба работника принимается в форме заявления только лишь затем, чтобы кадровик элементарно о ней не забыл.

В небольших компаниях, если ТК РФ не требует письменного заявления, можно обойтись и устной просьбой или беседой непосредственно с руководителем организации, который может дать поручение кадровому работнику для разрешения вопроса.

Документооборот кадровых заявлений. Работникам отдела кадров нужны оригинальные экземпляры заявлений работников. Впоследствии, как уже говорилось, многие из них станут основаниями для приказов по личному составу. Но и работник имеет полное право следить за судьбой своего заявления и получить от работодателя подтверждение того, что документ им принят.

Важно!

Регистрировать заявление работника как входящий документ нельзя. Так часто делают просто потому, что не знают, каким еще образом подтвердить его прием.

Между тем есть два способа зарегистрировать заявление корректно.

Подтверждением того, что работодатель принял заявление работника, может выступить:

регистрация заявления в специальной базе данных. Помещать кадровое заявление в журнал регистрации внутренних документов тоже не рекомендуется: этим очень легко нарушить законодательство о персональных данных. Секретарю лучше всего завести специальный электронный журнал регистрации для кадровых заявлений, служебных и объяснительных записок и подобных им документов.

Регистрационный номер заявления проставляется на его копии. Копия вместе с номером вручается работнику. Если работник пришел с двумя экземплярами заявлений, прежде чем проставить номер, секретарь должен сравнить их (убедиться в идентичности);

запись о приеме заявления, сделанная секретарем на копии. Если журнала регистрации нет, а работник настаивает на подтверждении приема, секретарь может сделать на копии заявления следующую запись:

Принято 17 сентября 2015 г. Секретарь Малыгина Малыгина А.В.

В записи указывается:

факт принятия документа;
дата (обязательно!);
должность, личная подпись и расшифровка подписи принявшего работника.

Заявление работника передается напрямую руководителю организации, который рассматривает его и выносит резолюцию, например:

В отдел кадров. Подготовить приказ.

Давыдов 17.09.2015

Резюме

Заявление – документ, форма и правила документооборота которого зависят от его адресата и получателя.
Деловое письмо-заявление призвано выразить позицию организации-отправителя по спорному вопросу.
Заявление, присланное в организацию физическим лицом, рекомендуется обрабатывать в соответствии с Федеральным законом № 59-ФЗ.
Заявления в кадровом делопроизводстве являются письменным волеизъявлением работника и часто служат основаниями для издания приказов по личному составу.