Координатор, это кто?

06.06.2020 by admin

Содержание

Кто такой координатор проекта?

Основными заинтересованными сторонами при внедрении инициативы являются инвестор (заказчик) и исполнители (команда) проекта. Учитывая то, что инвесторы – люди занятые, им зачастую некогда лично отслеживать ход реализации начинания и давать добро на те или иные действия, связанные, в частности, с финансированием или принятием важных решений. В таком случае заказчику понадобится координатор проекта, который возьмет эту работу на себя.

Как организовать взаимосвязь заказчика и исполнителей

В российской практике нередко встречается мнение, что координатор проекта – это некое подобие секретаря руководителя компании, инициировавшей и финансирующей начинание. То есть это человек, не дающий нормально работать менеджерам, постоянно требующий от них отчетов и бумажек для шефа. Работа эта зачастую считается менее престижной, чем менеджерская, и не сулящей серьезных карьерных перспектив.

На самом деле служебные функции координатора предполагают, что он является связующим звеном между заказчиком и исполнителями. По сложившейся традиции, не менее 70% своего времени координатор уделяет закрепленной за ним инициативе.

С одной стороны он контролирует ход реализации инициативы и на основании этого принимает стратегические решения, с другой – оказывает всяческое содействие команде в ее работе, направленной на итоговый успех. Если кто и скажет инвестору о том, что project manager не справляется со своими обязанностями и может загубить все дело, так это именно координатор инициативы, который всегда держит руку на пульсе событий.

Исходя из стоимости, сложности и важности проекта для компании, заказчик может нанять работника для выполнения обязанностей координатора со стороны, а может возложить эту функцию на человека с высоким кредитом доверия, например, своего заместителя или помощника. Это лицо наделяется окончательными полномочиями по большинству вопросов и несет ответственность за проект наряду с менеджером.

Координатор следит за тем, чтобы выделенные деньги расходовались рационально и по целевому назначению, выполняемые командой задачи были направлены на полезный для компании результат. Он уполномочен давать задания относительно хода выполнения различных процессов руководителю и членам команды проекта, а также требовать их выполнения. Получая от проектного менеджера информацию о тех или иных возникающих проблемах, он принимает все возможные меры для их устранения или минимизации.

Существуют разновидности инициатив, которые требуют определенных умений и знаний от их координаторов, например:

инвестиционные инициативы (производственные, строительные, торговые), ставящие во главу угла получение дохода;
BTL – проекты, направленные на повышение продаж (маркетинговые коммуникации, проведение различных промоакций, конференций, выставок, организация спонсорства и программ лояльности);
IT – проекты, целью которых является создание и наполнение веб-сайтов, а также разработка различных программных продуктов;
социальные проекты, которые не влекут за собой получение прибыли, однако улучшают условия жизни населения конкретных территорий или отдельных групп людей.

Для каждой группы начинаний требуются специалисты своего дела, иногда профессионалы в узкой сфере, эти люди могут стать менеджерами и организовывать непосредственно все рабочие процессы, не отвлекаясь на внешние факторы. Для решения вопросов более общего характера нужен человек, который умеет решать проблемы, поддерживать нужные контакты и договариваться со всеми сторонами. В итоге, слаженная совместная работа координатора и руководителя начинания дает возможность объединить все ресурсы (организационные, финансовые, юридические, личные) заказчика и членов команды для достижения наилучшего конечного результата в срок и с наименьшими затратами.

Обязанности координатора проектов и требования к нему

Поскольку начинания бывают очень разные по своей сути и направленности, то и требования к координатору могут сильно отличаться, например, в IT-сфере он должен иметь понятие в информационных технологиях, а в BTL – опыт работы в рекламном бизнесе или торговле. Поэтому остановимся только на тех основных моментах, которые в любом случае должна содержать должностная инструкция координатора проекта.

Итак, должностные обязанности его включают в себя:

помощь в составлении плана и устава начинания;
анализ и утверждение разработанных проектным менеджером принципов и подходов к работе, последующий контроль выполнения поставленных заданий в соответствии с этими подходами путем проведения формальных проверок;
определение и идентификация выгод для компании от реализации начинания, а также качества его функционального решения;
участие в формировании команды и координация ее повседневной деятельности;
периодическое участие в работе проекта, контроль его рабочих аспектов;
решение в пределах компетенции возникающих производственных проблем, при необходимости, подключение ресурсов главного спонсора;
обеспечение ресурсами выполняемых работ в соответствии со сметой и планом, проверка финансовых отчетов, участие в подготовке тендерной документации и коммерческих договоров;
организация и проведение тематических мероприятий, встреч, переговоров с внешними действующими и потенциальными партнерами (кредиторами, поставщиками, подрядчиками), а также управляющим комитетом;
взаимодействие с государственными и контролирующими органами, установление и регулярное поддержание контактов с целевыми группами и внешними специалистами, ведение с ними деловой переписки;
составление кратких отчетов о ходе и промежуточных результатах работ для высшего руководства и предложений относительно повышения их эффективности.

Для полноценного выполнения своих обязанностей сотрудник такого рода должен обладать целым рядом качеств, среди которых:

высшее образование и общая грамотность;
опыт работы с различными проектами;
знание норм законодательства в необходимой сфере, основных принципов организации процессов и управления персоналом;
коммуникабельность (умение находить общий язык с разными людьми, убеждать, завязывать и поддерживать нужные знакомства в интересах компании);
умение обрабатывать большие объемы разнообразной информации, организовывать и проводить сложные переговоры, вести деловую переписку;
знание и владение специальными компьютерными программами (Excel, Word, Outlook, Power Point);
владение английским и другими иностранными языками;
высокая организованность, ответственность, внимательность, стрессоустойчивость, способность принимать оптимальные решения в нестандартных ситуациях;
умение работать в жестких временных рамках.

В виде дополнительных условий работодатель может потребовать от соискателя должности различных умений и знаний в зависимости от направленности внедряемой инициативы: от опыта организации образовательных площадок для персонала до умения составлять проектную документацию, от опыта работы в сфере донорства крови до готовности к длительным командировкам.

Руководитель всегда на эту должность подбирает человека, максимально готового сразу же включиться в работу, без потери времени на дополнительное обучение.

координировать работу

Смотреть что такое «координировать работу» в других словарях:

координировать — действия • зависимость, контроль координировать деятельность • зависимость, контроль координировать работу • зависимость, контроль … Глагольной сочетаемости непредметных имён
работу — активизировать работу • изменение, много бросать работу • действие, прерывание бросить работу • действие, прерывание вести активную работу • действие вести работу • действие вести разъяснительную работу • действие возобновить работу • действие,… … Глагольной сочетаемости непредметных имён
КООРДИНИРОВАТЬ — КООРДИНИРОВАТЬ, рую, руешь; анный; совер. и несовер., что и что с чем (книжн.). Согласовать ( вывать), установить ( навливать) целесообразное соотношение между какими н. действиями, явлениями. К. усилия. К. работу смежных предприятий. | совер.… … Толковый словарь Ожегова
координировать — (лат.; см. координация) согласовывать, устанавливать координацию между чем л. Новый словарь иностранных слов. by EdwART, , 2009. координировать [Словарь иностранных слов русского языка
координировать — рую, руешь; координированный; ван, а, о; св. и нсв. (св. также: скоординировать). что (с чем). Согласовать согласовывать, привести приводить в соответствие (какие л. действия, явления и т.п.). К. усилия. К. совместные действия. К. работу… … Энциклопедический словарь
координировать — рую, руешь; координи/рованный; ван, а, о; св. и нсв. (св., также: скоордини/ровать) см. тж. координироваться, координирование что (с чем) Согласовать согласовывать, привести приводить в соответствие (какие л. действия, явления и т.п.) Координ … Словарь многих выражений
Матвеев, Михаил Николаевич — В Википедии есть статьи о других людях с такой фамилией, см. Матвеев. Михаил Николаевич Матвеев Дата рождения: 13 мая 1968(1968 05 13) (44 года) Место рождения: Днепропетровск, Украинская ССР, СССР Стр … Википедия
зависимость — показать зависимость • демонстрация брать пример • объект, зависимость, контроль будущее зависит • субъект, зависимость, причина следствие вести передачу • зависимость, контроль вести программу • зависимость, контроль взять пример • объект,… … Глагольной сочетаемости непредметных имён
контроль — обеспечивать контроль • содействие обеспечить контроль • содействие обеспечить надлежащий контроль • содействие организовать контроль • действие, каузация, содействие осуществляется контроль • действие, пассив на ся, продолжение осуществлять… … Глагольной сочетаемости непредметных имён
работа — активизировать работу • изменение, много бросать работу • действие, прерывание бросить работу • действие, прерывание ведётся работа • действие, пассив на ся вести активную работу • действие вести работу • действие вести разъяснительную работу •… … Глагольной сочетаемости непредметных имён
УРАЛЬСКОЕ ОТДЕЛЕНИЕ РОССИЙСКОЙ АКАДЕМИИ НАУК — многоотрасл. науч. иссл. комплекс, вкл. 37 ин тов, крупнейшую на У. науч. б ку, конструкторско технол. и инж. Ц., сеть иссл. стационаров. Акад. науч. Ц. имеются в Екат., Сыктывкаре, Ижевске, Перми, комплексные (в состав к рых входят также вузы и… … Екатеринбург (энциклопедия)

Кто такой координатор волонтерской группы?

Добровольческое движение «Даниловцы» предлагает серию публикаций “Волонтерство для чайников“. Мы даём ответы на разные-разные вопросы о волонтерстве. Этим ответам можно доверять! Своими знаниями, размышлениями и опытом делятся опытные волонтеры, специалисты и эксперты.

Кто такой координатор волонтерской группы?

Принцип работы и добровольческого движения “Даниловцы” и большинства волонтерских сообществ – это работа в группах. Дело в том, что базовое право волонтера – перестать им быть в любой момент по собственному желанию. Поэтому, каждый волонтер сам по себе не может нести полную ответственность за большое и серьезное дело, такое, к примеру, как еженедельная работа в больнице или приюте на протяжении многих лет. Регулярная, долгосрочная и ответственная работы под силу только группе. К тому же, только в группе есть взаимная поддержка, безопасность, преемственность и обмен опытом, досуг, общение и дружба в среде единомышленников, опыт группового взаимодействия, распределение обязанностей и многое другое, что так часто ищут волонтеры.

Волонтерская группа, в свою очередь, всегда строится вокруг своего лидера, в нашем случае, вокруг лидера, обладающего определенными полномочиями и ресурсами. Мы называем такого человека координатором группы. Это очень непростая позиция, о которой трудно судить со стороны. Поэтому, мы обратились к Лидии Алексеевской и Алексею Бородкину – очень опытным координаторам – с просьбой ответить на вопрос: “Кто такой координатор волонтерской группы?”

Лидия Алексеевская — создатель и первый координатор волонтерской группы Движения «Данилловцы» в Российской детской клинической больнице (в отделениях гинекологии и нефрологии). По профессии — психолог, детский игровой терапевт. За плечами пять лет лагерей — создания и проведение психолого-педагогических программ в детском лагере «Звезда Вифлеема». Сегодня Лида — координатор и специалист по сопровождению волонтеров. Опыт волонтерской работы более 6-ти лет.

Если сравнить координатора волонтерской группы и волонтера, то у них голова болит о разном. Когда приходит время посещения детей, волонтер думает о том, хочет ли он на эту встречу, если хочет, то может ли, ждет ли его кто-то в больнице, есть ли возможность освободить этот день. Если же вдруг нет желания, то волонтер размышляет о том, должен ли он пойти к детям, будет ли ему неудобно перед координатором или другими волонтерами, или, что вероятнее, перед детьми. Иными словами, головная боль волонтера – это его личное решение. Координатор же такими вопросами не мучается. Он в определенном смысле на работе. Что бы не произошло, он придет. Хочет ли, может ли – это вторично.

Головная боль координатора – это работа волонтерской группы. Сюда, конечно, входят вопросы и материального обеспечения работы волонтерской группы и общая координация и планирование. Но это я думаю и так понятно. Главное беспокойство координатора – придут ли волонтеры. Мы же помним, что они ему ничем не обязаны, они добровольцы! Если волонтеры придут, то сколько их будет? Координатор отвечает за работу группы в больнице, за то, чтобы каждое посещение состоялось, чтобы ожидания детей не были обмануты. Поэтому для него значима и волнительна каждая смс-ка от волонтеров с отказом или подтверждением прийти в назначенный день. Каждый раз координатор отвечает за то, что не может обеспечить, что не до конца в его силах. И это, кстати, если координатор верующий, учит его доверию к Богу и молитве.

Наконец-то встреча состоялась. Волонтер встречается с ребенком и делает с ним, что хочет, разумеется в рамках договоренностей и соблюдая правила. Встреча с ребенком – это и есть смысл волонтера, поэтому если он ничего не делает, то чувствует себя лишним. Координатор же на самой встрече может ничего не делать. Более того, координатор, заняв свою позицию, быстро обнаруживает, что не его дело заниматься с подопечными. На самом деле, главное дело координатора – это быть! Прежде всего, просто присутствовать. И если волонтер волнуется о своих отношениях с ребенком (откликнулся ли ребенок, что хочет ребенок), то координатор смотрит на все больничное отделение “с высоты птичьего полета” и думает о группе и о встрече в целом. Пришли 2 новых ребенка, кто с ними будет? Надо попросить вон того волонтера, он как раз с 2-мя справится. А вот тут новичок волонтер, ему нужна помощь. А тут недовольство назревает, надо подойти и разрядить шуткой… А тут, мы намусорили, надо организовать уборку. И тут же с координатором хочет пообщаться кто-то из медперсонала или родителей… Во всех сложных ситуациях волонтер может посмотреть на координатора умоляющим взглядом, как бы передавая ему возникший вопрос. Волонтер же пришел к ребенку, а не решать проблемы. Координатор же, как раз пришел и для того, чтобы решать проблемы.

Одна из моих очень опытных коллег координаторов недавно рассказала, что не смогла посещать больницу полтора месяца. Волонтерская группа оказалась достаточно крепкой и самостоятельной, чтобы ходить без координатора. И вот, когда координатор вернулась и поблагодарила волонтеров за самостоятельность и ответственность, те ей признались, что чувствовали себя как их подопечные дети в больнице – “без мамы”. Волонтер же должен чувствовать обратное, – именно то, что он не брошен, что за его спиной есть координатор! На координаторе лежит груз ответственности. Ему можно жаловаться, его можно о чем-то просить. Он своего рода гарант работы группы и помощи подопечным. Но координатор чувствует, что именно благодаря его присутствию, даже если он ничего не делает – жизнь в группе идет, между детьми и волонтерами происходит настоящая, свободная и творческая встреча.

И, наконец, после встречи волонтер идет домой и вспоминает детей и общение с ними. Координатор же думает и о волонтерах и о детях, и о том, как все прошло и о том, что группу ждет завтра.

Особенность координаторского места в том, что, с одной стороны, это работа, то есть дело группы должно быть стабильно, ответственно, регулярно. Пусть и скромно, но координаторское дело должно оплачиваться. Заработанная плата, даже если она и символическая – это важно, хотя она не может компенсировать всех вложенных усилий. С другой стороны, в деле координатора должно быть и всегда есть что-то личное, что его греет. Но делать он должен это не сам, а через организацию группы. Именно так координатор созидает “пространство доброго дела”, имеет ощутимый результат, причем именно там и такой, как ему мечтается и задумывается, видит воплощение того, что ему самому кажется по-настоящему важным в этом мире.

Алексей Бородкин – волонтер и координатор волонтерской группы в детском отделении НИИ нейрохирургии им. Бурденко. По профессии – специалист по проектированию в IT. Опыт волонтерской работы – 4 года.

Координатор волонтерской группы находится среди волонтеров в любопытном положении. Ему одновременно присущи очень разные роли.

Во-первых, координатор выступает в роли эдакого многодетного отца – он должен следить, чтобы всем было хорошо: и детям, и волонтерам, и – нередко – родителям детей, причем должен присутствовать в нескольких местах сразу и проявлять при этом недюжинные «телепатические» способности. В первую очередь, конечно, координатор важен для волонтеров – именно к нему можно обратиться за помощью и, в ряде случаев, за защитой.

Во-вторых, координатор выполняет и чисто административные функции: проводит собеседования новых волонтеров, помогает новичкам адаптироваться в группе, готовит мероприятия, собирает волонтеров, следит за инвентарем, ведет отчетность и так далее.

И, в-третьих, координатор не перестает быть волонтером, и в этой роли он оказывается «первым среди равных», и эта роль так же важна, как и управление волонтерскими группами и встречами с детьми. В таком положении у координатора возникает искушение превратиться в этакого монарха, который начинает раздавать указания направо и налево, теряя при этом навыки «играющего тренера» и отделяясь от волонтерской группы и переставая быть собратом – старшим, но собратом. Этой опасности надо всеми силами избегать.

Координатор должен быть готов решать проблемы – как в коммуникации между детьми и волонтерами, так и внутри волонтерской группы, – и решать их справедливо, глубоко анализируя суть проблемы, но при необходимости, скажем в случае пасности для подопечного, идя на самые жесткие меры.

Если же говорить про конкретные принципы управления волонтерской группой, то они не сильно отличаются от принципов управления любым другим коллективом. Координатор – руководитель группы – должен задавать направление работы, определять конечную цель и создавать творческую позитивную среду, в которой каждый волонтер будет обладать большой свободой и полномочиями, при этом понимая пределы этой свободы. Не дело координатора – постоянно говорить, что конкретно нужно сделать. Его дело — объяснить и показать, что можно сделать, чтобы ребенку было лучше. Например, в отношении волонтера это звучит так: «Ты пришел к ребенку, чтобы встретиться с ним, поиграть, пообщаться и поделиться своим теплом; ты можешь заниматься с ним тем, что ближе твоей душе, если это нравится тебе и ребенку, но помни о безопасности и комфортности этой встречи для ребенка, помни, что мы не лечим, не проповедуем, не заменяем собой родных».

Координатор не должен контролировать каждого (это чисто технически невозможно и даже вредно), он призван доверять своим волонтерам, но при этом отвечает за то, чтобы волонтеры его группы соблюдали определенные рамки. Поэтому координатор, с одной стороны, либерален, а с другой – постоянно держит руку на пульсе и готов взять ситуацию под контроль, если что-то пойдет не так. Мы все люди, и волонтер всегда может в чем-то ошибиться, выйти из зоны своей ответственности – и в этот момент нужно прийти волонтеру на помощь, но только в самый последний момент, не навязывая своей воли и контроля.

Я уверен, что именно такой подход воспитывает в волонтерах ответственность и правильные горизонтальные отношения внутри группы, а также выручает в тех случаях, когда координатор физически отсутствует – группа в таком случае продолжает функционировать как отлаженный механизм.

Соответственно, работа координатора заключается, прежде всего, в том, чтобы сперва потратить силы, время и умения на формирование среды, а потом среда становится в определенной степени самостоятельной и превращается в надежную опору координатора. Конечно, не следует думать, что такая среда абсолютно самодостаточна – без координатора она, хоть и медленно, но рассыпается, и координатор своим присутствием, своим примером, своим увлечением, своим опытом постоянно поддерживает мотивацию волонтеров.