Хранение приказов

26.04.2020 by admin

Содержание

Справочная информация: «Сроки хранения документов организаций» (Материал подготовлен специалистами КонсультантПлюс)

Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558, утратил силу 18 февраля 2020 г. в связи с принятием Приказа Минкультуры России от 17.12.2019 N 1964. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236 утвержден новый Перечень. СРОКИ ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ ОРГАНИЗАЦИЙ <> В соответствии с частью 1 статьи 17 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» организации обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также перечнями документов, предусмотренными частью 3 статьи 6 и частями 1 и 1.1 статьи 23 данного Федерального закона. К указанным перечням документов относятся: 1) перечни типовых архивных документов с указанием сроков их хранения и инструкции по применению этих перечней, утверждаемые уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства (в настоящее время — Росархив, ранее — Минкультуры России): — Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236 (до 18 февраля 2020 года — Перечень, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558); — Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв. Приказом Минкультуры России от 31.07.2007 N 1182. Также см. Инструкцию по применению Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 237. Кроме того, для определения сроков хранения управленческих документов за 80-е — первую половину 90-х годов XX в., а также специфической (отраслевой) документации применяется Перечень типовых документов, утв. Главархивом СССР 15.08.1988. 2) утверждаемые федеральными органами государственной власти, иными государственными органами Российской Федерации перечни документов, образующихся в процессе их деятельности, а также в процессе деятельности подведомственных им организаций, с указанием сроков их хранения. Данные перечни документов утверждаются по согласованию с Росархивом; 3) перечень документов, образующихся в процессе деятельности кредитных организаций, с указанием сроков их хранения и инструкция по его применению, утверждаемый уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства совместно с Банком России. Для акционерных обществ сроки хранения их документов определены Положением о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ, утв. Постановлением ФКЦБ России от 16.07.2003 N 03-33/пс. В справочной информации приведены сроки хранения наиболее распространенных документов организаций, установленные Перечнем типовых управленческих архивных документов, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236, а также сроки хранения документов, не вошедших в указанные выше перечни и установленные федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации. О методике работы по организации хранения и учета документов по личному составу см. Методические рекомендации, разработанные ВНИИДАД.

Вид документа

Организации

Срок хранения

Основание

Бухгалтерский учет и отчетность

Регистры бухгалтерского учета, в том числе главная книга
Документы учетной политики
Бухгалтерская (финансовая) отчетность и аудиторские заключения о ней

Первичные учетные документы

Кассовые документы и книги, банковские документы, корешки банковских чековых книжек, ордера, табели, извещения банков и переводные требования, акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, квитанции, накладные и авансовые отчеты, платежные поручения и др.
Путевые листы
Документы о получении заработной платы, документы о выплате пособий
Инвентаризационные описи
Документы по основным средствам

Договоры и контракты
Налоговый учет и отчетность

Общие вопросы
Налоговые декларации
Налог на добавленную стоимость
Налог на доходы физических лиц
Налог на прибыль организаций
Упрощенная система налогообложения
Система налогообложения для сельскохозяйственных товаропроизводителей (единый сельскохозяйственный налог)
Система налогообложения при выполнении соглашений о разделе продукции
Страховые взносы в государственные внебюджетные фонды
Акцизы
Налог на добычу полезных ископаемых
Региональный инвестиционный проект

Кадровые документы

Общие вопросы
Документы по учету кадров
Документы по учету рабочего времени
Приказы по основной деятельности и кадровые приказы
Должностные инструкции

Документы по охране труда
Документы по отдельным вопросам и видам деятельности

Азартные игры
Аудиторская деятельность
Банковское дело
Банкротство
Валютный контроль
Внешнеэкономическая деятельность
Гостиничный бизнес
Деятельность на рынке ценных бумаг
ЖКХ
Инвестиционная деятельность
Интернет
Кадастровая деятельность
Клиринговая деятельность
Космическая деятельность
Лотереи
Медиация
Медицина и фармацевтика

1. Медицинская документация
2. Фармацевтическая деятельность
3. Биомедицинские клеточные продукты

Оборот наркотических средств
Оборот оружия
Образование, наука, культура
Общественное питание
Оказание платежных услуг. Расчеты
Охрана окружающей среды

1. Общие вопросы
2. Использование и охрана недр
3. Использование, охрана, защита и воспроизводство лесов
4. Охрана атмосферного воздуха
5. Рыболовство

5.1. Общие вопросы
5.2. Азово-Черноморский рыбохозяйственный бассейн
5.3. Волжско-Каспийский рыбохозяйственный бассейн
5.4. Восточно-Сибирский рыбохозяйственный бассейн
5.5. Дальневосточный рыбохозяйственный бассейн
5.6. Западно-Сибирский рыбохозяйственный бассейн
5.7. Западный рыбохозяйственный бассейн
5.8. Северный рыбохозяйственный бассейн

6. Животноводство

Оценочная деятельность
Промышленная деятельность

1. Общие вопросы
2. Нефтяная и газовая промышленность
3. Угольная промышленность
4. Машиностроение и металлообработка
5. Пищевая промышленность
6. Иные отрасли промышленности
7. Отходы промышленности. Вторичное сырье

Промышленная и радиационная безопасность

1. Промышленная безопасность
2. Радиационная безопасность

Противодействие легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем
Реклама
Связь
Сельское хозяйство. Садоводство, огородничество и дачное хозяйство
СМИ
Страхование
Строительство
Таможенное дело
Техническое регулирование
Торговля
Транспорт

1. Общие вопросы
2. Железнодорожный транспорт
3. Водный транспорт
4. Воздушный транспорт
5. Автомобильный и городской транспорт
6. Трубопроводный транспорт

Туризм
Частная детективная и охранная деятельность
Электронный документооборот. Электронная подпись. Идентификация граждан
Энергетика

Открыть полный текст документа

Приказы по основной деятельности — срок хранения

Работу любой компании практически невозможно представить без подготовки множества различной документации. Значительную часть документов составляют приказы по основной деятельности. При этом важной задачей является не только правильное составление этой категории бумаг, но и организация ее правильного хранения.

В частности, довольно часто встает вопрос о том, сколько должны храниться данные документы. Со сроками хранения приказов вам поможет разобраться наш материал, но при возникновении вопросов, которые требуют более глубокого погружения в проблему, мы рекомендуем обращаться за консультацией к профессионалам.

Нет времени читать статью?

Получи первичную консультацию от нескольких компаний бесплатно:
оформи заявку и система подберет подходящие компании! По этой услуге подключено 199 компаний Начать подбор в несколько кликов >

Какие именно приказы относятся к основной деятельности?

В первую очередь, определимся, какие приказы считаются приказами по основной деятельности (ПОД). Чтобы это выяснить, лучше пойти от обратного. Помимо ПОД, в делопроизводстве встречаются такие виды документов как приказы по административно-хозяйственным вопросам и по личному составу.

С административно-хозяйственными вопросами все понятно: к этой категории относится документация, связанная с обеспечением нормального функционирования компании (безопасность, связь, транспорт, правила внутреннего распорядка и т.д.).

Приказы по личному составу — это документы в сфере кадрового делопроизводства (ими занимаются сотрудники отделов кадров, департаментов по управлению персоналом и т.д.).

Теперь переходим к главному — приказам по профильной деятельности. На основании информации об остальных категориях документации можно сделать вывод о том, что к ПОД относят те распорядительные документы, которые касаются текущих и стратегических вопросов (за исключением кадровой и административно-хозяйственной сфер) по профилю работы компании. Различные категории приказов следует хранить отдельно.

Сколько действуют приказы?

Действие приказа начинается с даты его издания или с того момента, который был указан в тексте самого документа. Действовать он должен до его отмены другим документом. Также прекращаться действие ПОД может в том случае, если в его тексте содержалась информация о дате истечения срока действия.

На практике рекомендуется убеждаться в актуальности ПОД не реже чем раз в 2–4 года. В больших компаниях к подобным проверкам необходимо привлекать представителей юридической службы, бухгалтерии и других подразделений, деятельность которых затрагивается в документе. Хранение в период действия приказа называется текущим.

Важно! Если происходит реорганизация компании, ПОД должны быть переданы правопреемнику, который обязан хранить их в течение установленного периода. В случае ликвидации самая важная документация передается в государственный или муниципальный архив.

Сколько нужно хранить приказы по основной деятельности?

Какими документами регламентируются сроки, на протяжении которых должны храниться приказы? К сожалению, информация неоднозначна, в результате чего большинство делопроизводителей испытывают сложности. Получить сведения о том, как организуется работа с приказами можно из следующих нормативно-правовых актов:

ФЗ от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
«Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558).

Прекращение действия ПОД означает, что документ нужно передать в архив организации (именно здесь хранится документация компании). По действующим правилам, если документ имеет отметку «Постоянно» (именно такой срок установлен для ПОД), он должен храниться на протяжении всего периода функционирования организации (но не менее 10 лет).

Исключение составляют те документы, которые можно отнести к документации по основной деятельности, но присланы они были в компанию извне с целью уведомления. Для таких документов срок составляет не менее 1 года (и «до минования надобности»).

Не все приказы подлежат передаче в архив. По некоторым документам (в зависимости от степени их значимости и ценности для компании) может быть принято решение об уничтожении.

Сколько хранится журнал регистрации приказов?

Издание ПОД сопровождается присвоением ему номера. Для учета ответственные лица должны вести журнал: по действующим правилам, только зарегистрированные ПОД имеют юридическую силу.

Отсутствие записи о ПОД в журнале регистрации ставит под сомнение его действительность, и при возникновении спорной ситуации (в том числе, в случае обращения в суд) документ скорее всего будет признан недействительным.

Именно поэтому хранить журналы регистрации ПОД нужно не менее ответственно, чем сами приказы — на протяжении всего периода работы организации.

Как происходит смена лица, ответственного за хранение приказов по основной деятельности?

По правилам делопроизводства, в любой компании обязательно должно быть лицо (сотрудник организации), которое ответственно за сохранность приказов. При этом нередко возникает потребность в замене ответственного сотрудника на нового (при увольнении, переходе на другую должность и т.д.). В этом случае порядок действий должен быть таким:

создается специальная комиссия;
проверяется сохранность документов;
оформляется акт приема и передачи всей документации (включая приказы).

В состав комиссии должно входить не менее 3 сотрудников. Акт подписывает передающий дела работник и принимающий дела сотрудник (новый ответственный за сохранность ПОД).

Таким образом, приказы по основной деятельности должны храниться постоянно на протяжении всего периода функционирования компании. Такие же требования установлены и для журналов регистрации ПОД.

ФЗ от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Глава 5. Комплектование архивов архивными документами

Приказ Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 «Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов…»

Есть еще вопросы?

Узнай решение у профильных компаний
Получи первичную консультацию от нескольких компаний бесплатно

По этой услуге подключено 199 компаний Подобрать компанию в несколько кликов >