Документы и их классификация

Документ — средство закрепления различными способами на специальном материале информации о фактах, событиях, явлениях объективной действительности и мыслительной деятельности человека.

Зафиксировав информацию, документ тем самым обеспечивает ее сохранение и накопление, а также возможность передачи ее другому лицу, многократное повторное обращение к информации. Следовательно, документ может выполнять несколько функций.

Большинство документов должно удовлетворять таким требованиям, как пригодность к длительному хранению, максимальная наглядность. Для того, что бы документ обладал этими качествами, он должен быть правильно составлен как по форме, так и по содержанию.

Для того, что бы выработать основные принципы составления и оформления документов, формы и методы работы с ними, производится их классификация по целому ряду признаков.

Классификация документов — это деление документов по классам по наиболее общим признакам сходства и различия. Классификация производится на этапе группировки их в дела — это первичная ступень классификации, необходимость такой классификации обусловлена самим понятием дела.

Классификация документов — необходимое условие для проведения работ по их унификации, являющееся важной предпосылкой документационного обеспечения автоматизированных систем управления.

Документ классифицируется по различным признакам

1. По способу фиксации информации документы делятся на:

— письменные;

— графические;

— фото- и кинодокументы;

— электромагнитные.

2. По содержанию документы подразделяются на:

— организационно-распорядительные (используются для регламентации деятельности (уставы, положения, регла­менты, правила, инструкции приказы по оперативному управлению, указания, по­становления, решения, распоряжения и др.));

— по личному составу (личная карточка работника, заявление, характеристика, автобиография, приказы по личному составу на прием, увольнение и перемещение);

— финансово-расчетные (сметы, калькуляции, бухгалтерская отчетность и т.д.);

— снабженческо-сбытовые (накладные на прием, отпуск товара).

Кроме того, важную роль в сфере управления играют доку­менты, отражающие деятельность различных коллегиальных органов (протоколы), которые могут выступать и средством осуществления распорядительной деятельности, и средством на­копления и обобщения информации.

Государственный стан­дарт определяет организационно-распорядительные документы как письменные документы, в которых фиксируются решения админист­ративных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц.

4. По видам документы бывают:

— типовые документы — разрабатываются вышестоящими органами для подведомственных организаций с однородными функциями и носят обязательный характер;

— примерные документы — разрабатываются вышестоящими органами для организации всей системы и носят рекомендательный характер;

— индивидуальные документы — разрабатываются конкретными организациями для внутреннего пользования;

— трафаретные документы — изготавливаются типографическим способом, причем постоянная часть текста документа отпечатана на полиграфических машинах, а для переменной информации оставляют свободные места.

5. По степени сложности различают простые документы, содержащие один вопрос, и сложные, содержащие несколько вопросов.

6. По месту составления документы подразделяются на внутренние и внешние. Внутренние — документы, создаваемые в учреждении (в организации, на предприятии) для решения своих вопросов и не выходящие за его пределы. Внешние — входящая и исходящая корреспонденция учреждения (организации, предприятия).

7. По срокам исполнения документы подразделяются на срочные и несрочные.

8. По происхождению документы бывают служебные и официально-личные (именные).

9. По степени гласности выделяют документы обычные, секретные и для служебного пользования.

10. По юридической силе различают подлинные и подложные документы. Подлинные подразделяются на действительные и недействительные (утратившие юридическую силу)

11. По назначению (стадиям создания) документы подразделяют на подлинники (оригиналы) и копии. Подлинник — первоначальный документ, содержащий исходную информацию и подлежащим образом оформленный. Как правило, созданию документа предшествует стадия черновика- документа в предварительной редакции. В юридическом отношении подлинник и копия с него, соответствующим образом заверенная, равноценны. Копия — документ, точно воспроизводящий реквизиты подлинника (в правом углу верхнего поля которого проставлено слово «копия») и соответствующим образом заверенный.

Следует различать такие разновидности копий как отпуск, выписка и дубликат. Отпуск- полная копия исходящего документа, оставшаяся у отправителя, которая изготавливается одновременно с подлинником и заверяется. Выписка- копия части документа, а дубликат- второй экземпляр документа, имеющий такую же юридическую силу.

12. По срокам хранения документы делятся на: постоянного срока хранения, временного срока хранения (до 10 лет), долговременного срока хранения (свыше 10 лет).

13. По роду деятельности документы подразделяются на системы документации:

— плановая;

— организационно-распорядительная;

— первичная учетная документация;

— расчетно-денежная;

— отчетно-статистическая;

— по ценообразованию;

— по торговле;

— конструкторская;

— технологическая и т. д.

Существует множество различных классификаций документов в делопроизводстве. Приведенная ниже классификация документов является наиболее распространенной. Она предлагается студентам на курсе «Документоведение и документационное обеспечение управления» (ДОУ) в государственных ВУЗах.

Все документы подразделяются на следующие группы:

1. по способу документирования;

2. по сфере использования;

3. по наименованию;

4. по содержанию;

5. по характеру содержания;

6. по месту составления;

7. по грифу ограничения доступа (степени гласности);

8. по происхождению;

9. по юридической силе;

10. по форме изложения (степени унификации);

11. по срокам исполнения;

12. по срокам хранения;

13. по степени обязательности.

Виды документов внутри каждой группы:

По способу документирования различают документы:

1. рукописные;

2. электронные;

3. графические;

4. кино- и фотодокументы.

По сфере использования различают:

1. организационно-распорядительные;

2. финансово-бухгалтерские;

3. научно-технические;

4. документы по труду;

5. отчетно-статистические.

По содержанию различают простые (документы, посвященные одному вопросу) и сложные документы.

По характеру содержания:

1. первичные (содержащие исходную информацию);

2. вторичные (обобщающие исходную информацию первичных документов).

По месту составления:

1. внутренние (разработанные и используемые внутри организации);

2. входящие (поступившие в организацию);

3. исходящие (отправляемые из организации).

По грифу ограничения доступа (степени гласности):

1. открытые (несекретные документы);

2. с грифом ограничения доступа.

   Работа с документами ДСП>>

Документы могут иметь следующие грифы (по возрастанию секретности):

— «для служебного пользования» (информация, предназначенная только для работников данной организации);

— «коммерческая тайна» (информация, разглашение которой может нанести ущерб ее обладателю);

— «конфиденциально» (информация, доступ к которой ограничен законодательством РФ);

— «секретно», «совершенно секретно», «особой важности» (информация, составляющая государственную тайну).

По происхождению различают:

1. официальные или служебные (составленные юридическим или физическим лицом и оформленные в установленном порядке документы, отражающие интересы организации);

2. личные (затрагивающие интересы определенного лица, именные документы).

По юридической силе:

1. оригиналы или подлинники (первые или единственные экземпляры официальных документов, подписанные автором);

2. копия (документы, полностью воспроизводящие информацию подлинников и все его внешние признаки, не имеющие юридической силы);

3. отпуск (копия, изготовленная под копирку при оформлении подлинника и остающаяся в делах предприятия, как правило, подписью не заверяется);

4. заверенные копии (копии с необходимыми реквизитами, придающими им юридическую силу);

5. выписки (части документа с указанием, из какого документа сделана выписка, заверенные должностным лицом и имеющие печать);

6. дубликаты (повторные экземпляры подлинника документа, имеющие такую же юридическую силу, как и подлинник) — выдаются при утере или уничтожении подлинника.

По&nbsp форме изложения (степени унификации):

1. индивидуальные (разовый документ, содержание которого излагается в свободной форме);

2. трафаретные (когда структура и часть содержания документа заранее подготовлены, а другая часть заполняется при его составлении);

3. типовые (документы, описывающие стандартные процессы и явления — например, типовой технологический процесс);

4. примерные (используются для составления и оформления документов по аналогии);

5. унифицированные (входящие в какую-либо унифицированную систему документации).

По срокам исполнения различают:

1. срочные (с указанным сроком исполнения документа);

2. несрочные.

По срокам хранения различают документы:

1. временного хранения (до 10 лет);

2. долговременного хранения (свыше 10 лет);

3. постоянного хранения.

По степени обязательности:

1. информационные (содержащие сведения и факты);

2. директивные (обязательные для исполнения документы, юридические или технические нормы).

Документы в организации чаще всего разделяются на три группы:

1. организационные документы — устав предприятия, положения о структурных подразделениях предприятия, правила внутреннего трудового распорядка, должностные инструкции работников;

2. распорядительные документы — указы, постановления, решения, приказы, указания, распоряжения;

3. информационные-справочные документы — акты, письма, докладные и объяснительные записки, справки.

Классификация документов

Это деление документов на классы по наиболее общим признакам сходства и различия.

Комплекс документов определяется:

кругом вопросов, решаемых предприятием в процессе деятельности

объёмом и характером компетенции

порядком разрешения вопросов (на основе единоначалия или коллегиальности)

объёмом и характером взаимосвязей с другими предприятиями

Отбор видов документов производится на основе классификаторов участков и вопросов деятельности завода. Цель классификации – повышение оперативности работы и ответственности исполнителей. Первичная классификация документов обеспечивает быстрый их поиск, повышает оперативность работы с ними, ускоряет исполнение и контроль.

При неправильной группировке документов значительно затрудняется работа архивных органов, в которых продолжается работа с ними.

В текущей работе классификация документов производится при группировке их в дела – это первичная ступень классификации. Дело – документ или совокупность документов по одному вопросу, помещённые в твёрдую обложку, оформленную соответствующим образом.

На заводе МОСКАРЗ документы классифицируются по способу фиксации, содержанию, способу изготовления, степени сложности, месту составления, срокам исполнения, происхождению, юридической силе, назначению.

По способу фиксации информации документы делятся на письменные, графические, фото- и кинодокументы, акустические.

Письменные включают в себя все документы, созданные машинным путём, а также изготовленные на множительных аппаратах.

К графическим относятся чертежи, графики, карты, рисунки, схемы, планы.

Фото- и кинодокументы фиксируются с помощью специальной аппаратуры, на специальных носителях (кино- и фотоплёнка), они позволяют запечатлеть объекты и явления, которые другими средствами зафиксировать трудно или невозможно.

Акустические документы позволяют производить точную запись и передачу звуковой информации, используются в работе секретаря при составлении диктограмм, протоколировании собраний, совещаний, заседаний.

По содержанию документы подразделяются на организационно-распорядительные, финансово-расчётные, снабженческо-бытовые, по личному составу.

По наименованию существует большое количество документов. Это приказы, положения, протоколы, распоряжения, инструкции, правила, уставы, отчёты, акты, планы, письма, заявления.

По видам документы бывают типовые, примерные, индивидуальные и трафаретные.

Типовые документы разрабатываются заранее вышестоящими органами для подведомственных организаций с однородными функциями и носят обязательный характер.

Примерные документы также разрабатываются вышестоящими органами для организаций своей системы, но носят рекомендательный характер, а индивидуальные документы разрабатываются конкретными организациями для внутреннего пользования. Трафаретные документы изготавливают типографическим способом, постоянная часть текста документа отпечатана на полиграфических машинах, а для переменной информации оставляют свободные места. Такие документы очень перспективны, т.к. экономят время на составление и повышают общую культуру и грамотность документов.

По степени сложности различают простые документы, содержащие один вопрос, и сложные, содержащие несколько вопросов. Предпочтительнее простые документы, т.к. их легко обрабатывать, контролировать исполнение, осуществлять поиск, хранить.

По месту составления документы делятся на внутренние и внешние. Внутренние – документы, создаваемые в учреждении для решения своих вопросов и не выходящие за пределы учреждения. Внешние – входящая и исходящая корреспонденция учреждения.

По срокам исполнения документы делятся на срочные и несрочные. Показателем служит срок исполнения документа, который устанавливается законом и правовыми актами, а также телеграммы, телефонограммы, документы с пометками «срочно». Все остальные документы исполняют в сроки, установленные администрацией, и считают несрочными.

По происхождению документы бывают служебные и официально-личные. В первую группу входят созданные в учреждениях, организациях и на предприятиях по вопросам их деятельности, во вторую – касающиеся конкретных лиц, т.е. заявления, письма, жалобы.

По юридической силе различают подлинные и подложные документы. Подлинными считаются документы, выданные в установленном законом порядке с соблюдением всех правил, подложными – документы, оформление или содержание которых не соответствует истине. Подлинные подразделяются на действительные и недействительные. Недействительным документ становится в том случае, если он утратил юридическую силу по каким-либо причинам, например, истечение срока действия.

По назначению документы подразделяют на подлинники (оригиналы) и копии. Подлинник – первоначальный документ, содержащий исходную информацию, надлежащим образом оформленный. Созданию документа предшествует стадия черновика – документа в предварительной редакции. В юридическом отношении, подлинник и копия с него равноценны. Копия – точное воспроизведение реквизитов подлинника, в правом углу верхнего поля которого пишется слово «копия», соответствующим образом заверенная. Существуют такие разновидности копий, как отпуск, выписка и дубликат. Отпуск – это полная копия исходящего документа, оставшаяся у отправителя, которая изготовляется одновременно с подлинником под копирку на обычном листе бумаги и заверяется.

Выписка из документа – копия части документа, а дубликат – второй экземпляр документа, выданный в связи с утратой, например, подлинника.

Дубликат и подлинник имеют одинаковую юридическую силу.

По срокам хранения документы подразделяют на три основные группы: постоянного срока хранения, временного срока хранения свыше 10 лет и временного срока хранения до 10 лет.

По роду деятельности документы классифицируют на системы документации: плановая, стандартов и технических условий, организационно-распорядительная, первичная учётная документация, отчётно-статическая, расчётно-денежная, по ценообразованию, по торговле по материально-техническому снабжению и сбыту, для строительства, конструкторская, по изобретениям и открытиям, по социальному обеспечению.

Виды документов.

Приказ – правовой акт, издаваемый на основе единоначалия руководителей предприятия в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед предприятием.

По содержанию и назначению приказы делятся на приказы по основной деятельности и по личному составу.

Приказ по основной деятельности регламентирует наиболее важные вопросы перспективного развития предприятия, административно-хозяйственной и финансовой деятельности.

Протокол — фиксирующий ход обсуждения вопросов на совещаниях, заседаниях у руководства.

Акт – документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий факты, события. Акты составляются комиссией, постоянно действующей или назначенной по указанию руководителей.

Распоряжение – документ, издаваемый директором преимущественно по оперативным вопросам повседневной производственно-хозяйственной и административной деятельности предприятия.

Указание – распорядительный документ по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций, поручений.

NT1301: Документационное обеспечение управления

Классификация документов по различным признакам

Документ, который создан в обществе, входит в соответствующую систему документации в качестве ее элемента. Отдельные виды и разновидности документов составляют систему документации.

Важнейшим признаком для классификации документов является его содержание. Служебные документы могут подразделяться: по административным вопросам; материально-техническому снабжению; планированию; оперативной деятельности; бухгалтерскому учету; подготовке и расстановке кадров; финансово-кредитным и внешнеторговым вопросам и т.д.

Все документы, обращающиеся на предприятии, могут классифицироваться по следующим признакам.

По наименованию существует множество разновидностей документов. Приведем лишь некоторые: приказы, распоряжения, планы и отчеты, акты, протоколы, договоры, уставы, инструкции, справки, докладные, объяснительные записки, служебные письма, телеграммы, стандарты, технические условия, платежные требования и поручения, доверенности и т.д.

По способу фиксации информации документы бывают письменные (рукописные, машинописные, типографские, подготовленные на множительных аппаратах, напечатанные на персональных компьютерах), графические и фотофоно-кинодокументы.

По степени сложности документы классифицируют на простые и сложные. Простые — это документы, в которых рассматривается один вопрос, в сложных освещается несколько вопросов.

По степени гласности различают документы открытые (несекретные) и документы с ограниченным доступом. Документы с ограниченным доступом бывают разной степени секретности: совершенно секретные, секретные, документы для служебного пользования (ДСП), с грифом “конфиденциально”.

По юридической силе документы подразделяют на подлинные и подложные. Подлинные документы бывают действительные и недействительные. Недействительным документ становится в результате истечения срока действия или отмены его другим документом.

По срокам исполнения документы классифицируются на срочные и несрочные. Срочными являются документы со сроками исполнения, установленными законом и соответствующими правовыми актами, а также телеграммы и другие документы с грифом «срочно».

По происхождению документы классифицируют на служебные, подготовленные на предприятиях, в организациях, и личные (письма граждан с изложением жалоб, предложений, просьб).

По срокам хранения документы делятся на документы временного и постоянного срока хранения. Документы временного хранения в свою очередь подразделяются на документы со сроком хранения до 10 лет и свыше 10 лет.

По степени обязательности документы бывают информационные, содержащие сведения и факты о производственной и иной деятельности организаций, и директивные — обязательные для исполнения, носящие характер юридической или технической нормы.

По степени унификации различают документы индивидуальные, типовые, трафаретные, примерные и унифицированные в виде анкеты и таблицы.

Индивидуальные документы разрабатываются конкретными организациями для внутреннего пользования. Типовыми являются документы, создаваемые вышестоящими органами для организаций с однородными функциями и носят обязательный характер. Трафаретные документы имеют заранее напечатанный текст с пробелами, которые заполняются при окончательном оформлении документа в зависимости от конкретной ситуации. Такие документы перспективны, т.к. экономят время на подготовку. Примерные документы носят ориентировочный характер и используются для составления и оформления документов по аналогии.